مقاله

از ترفند‌های ساده این مدیر عامل برای مدیریت صدها ایمیل استفاده کردم. نتایج اینها هستند

عکس: بادران

نوشته: بتی لیو (Betty Liu) موسس/ مدیر عامل شرکت رادییت (Radiate Inc.)

  در سالی که به روز‌های پایانی آن نزدیک می‌شویم بسیاری از شماها وسواس گونه به دنبال راهنمایی‌ها و ترفندهایی بودید برای بهبود بهره وری خود‌تان.
از کجا خبر دارم؟ بیشترین بازدید مقاله ما در سال جاری که باعث شد روی سایت لینکداین جایزه بیشترین حرف خوانده شده سال 2016 را کسب کنم در مورد این موضوع بود که چطور تام پترسون (Tom Patterson)، مدیر عامل شرکت تولید لباس زیر مردانه تامی جان (Tommy John) ایمیل‌هایش را مدیریت می‌کند.
همینطور که شرکت پترسون روز به روز بزرگتر و بزرگ‌تر می‌شد، ایمیل‌های خوانده نشده‌اش هم تلنبار می‌گردید. خیلی زود تعداد این ایمیل‌ها آنقدر زیاد شد که دیگر در طول روز فرصتی برای پاسخ‌گویی به همه آنها باقی نمی‌ماند.
راه حلش چه بود؟ خیلی راحت، پاسخ‌شان را نداد.
پترسون بین ساعت 9 صبح تا 5 بعد از ظهر ایمیل‌هایش را چک نمی‌کرد. اگر کسی با او کار داشت یا باید برایش پیام موبایلی می‌فرستاد یا به او زنگ می زد. او چند ساعتی از زمانش را قبل و بعد از ساعت‌های کاری به پاسخ دادن به ایمیل‌های صرف می‌کرد که اهمیت داشتند. خودش می‌گوید نتیجه این کار این شد که زمان بیشتری برای سر و کله زدن با مسائل استراتژیک مهم و سطح بالا پیدا کرد. کارکنانش هم احساس توانمندی بیشتری کرده و سعی کردند مستقل‌تر عمل کنند؛ سکوت رادیویی آنها باعث شد بفهمند که همه تصمیم‌ها نیاز به ورود مستقیم و اعمال نظر رییس ندارد.
«ترفند» ایمیلی پترسون بین آدم‌های زیادی سر و صدا به پا کرد از جمله خود من. رادییت (Radiate) تازه شروع به کار کرده بود، اما من همان موقع هم با مشکل ریزش بهمن ایمیل‌ها مواجه شده بودم. آیا این سیستم در مورد من هم به کار می‌آمد؟ تنها یک راه برای فهمیدن این موضوع وجود داشت. تصمیم گرفتم ترفند پترسون را امتحان کنم و یک هفته تمام در طول روز به هیچ ایمیلی پاسخ ندادم.

به چه دردی می خورد؟
راه اندازی «سیستم» آسان است. با زبان فنی، فقط لازم بود یک سیستم پاسخگویی خودکار تنظیم کنم با این متن که متاسفانه نمی‌توانم از 9 صبح تا 5 بعد از ظهر به هیچ ایمیل پاسخ بدهم، و اینکه در صورت داشتن کار فوری و ضروری می‌توانند با تلفن با من تماس بگیرند.
خیلی زود متوجه شدم چند تا حساب کاربری ایمیل تا حالا داشته‌ام. جی میل،‌هات‌میل، یاهو. حساب‌های کاربری کاری، شخصی، برای هرزنامه‌ها، بعضی حساب‌هایی که صرفاً برای آزمایش یک سایت یا یک نرم‌افزار و چیزی شبیه به آن باز کرده بودم. خدایا.
در نهایت تصمیم گرفتم تمرکزم را روی سه حسابی که بیشتر از بقیه استفاده می‌کردم بگذارم. خیلی زود، با یک واقعیت دیگر روبرو شدم: این روزها مردم با نیم دوجین روش مختلف برای من پیام می‌فرستادند. از پیام‌های مستقیم در سایت‌های اجتماعی گرفته تا انواع نرم‌افزار‌های پیام رسان موبایلی. اینها را باید چکار می‌کردم؟ تصمیم گرفتم آنها را هم نادیده بگیرم.
من برای چند نفر از جمله مقام روابط عمومی شرکت تامی جان پیامهایی فرستادم تا تجربه خودم را برایشان تعریف کنم. خیلی از این افراد مشتاق شنیدن این بودند که ببیند نتیجه کار به چه شکل انجام گرفت. با شگفتی و اضطراب به رختخواب رفتم. چند تا ایمیل‌ خیلی مهم داشتم که منتظر دریافتشان بودم و این‌که تمام روز را منتظر یک اتفاق باشی مثل یک شکنجه‌ ناخواسته است. به علاوه، در پس ذهن نوعی تردید و ترس داشتم از این که نکند این آزمایش به شکست مواجه شود چون واقعاً دیگر این همه ایمیل جورواجور دریافت نمی‌کردم. اگر دلایل ناکارآمدی من چیز دیگری بوده باشد چه؟ زمان پاسخ این سئوال را آشکار می‌کرد ...

روز اول (دوشنبه)
امروز روز اول است، و تا همین جا هم بعضی چیز‌ها عوض شده‌اند. فهمیدم بین رساندن بچه‌ها به مدرسه و آویزان شدن از میله‌های مترو برای رسیدن به سر کار وقت زیادی برای بررسی ایمیل‌های قبل از ساعت 9 صبح ندارم. بنابراین تصمیم گرفتم باید شروع وقفه ایمیلی‌ام را روی ساعت 10 صبح تنظیم کنم.
یکی از همکارانم می‌پرسد دارم از وقتی که برای آرایش کردن صرف می‌کنم لذت می‌برم. خنده دار است که مردم پاسخ ندادن به ایمیل‌ها را با طفره رفتن از کار در تمام طول روز یکی می‌کنند.
خبر دیگر این‌که سیستم دارد کار می‌کند! یکی از دوستانم یک پیامک می‌فرستد تا قرار مورد دوتایی صبحانه فردا صبح را تایید کند. خیلی بابت پاسخگوی خودکار حساسیتی از خودش نشان نمی‌دهد. خیلی راحت از دستورالعمل پیروی می‌کند. راجع به یک مطلب دیگر به یک نفر دیگر پیامک فرستادم و متوجه شدم این یکی در تکنولوژی‌های ارتباطی کمی کهنه تراست و معمولا جواب را از طریق ایمیل می‌فرستد بدون اینکه توجه کند چطور باید با شما تماس بگیرد. خیلی خوب، باید تا 5 بعد از ظهر صبر کند تا جوابش را بگیرد.
خبر خوب این که دور بودن در این مدت زمان زیاد از ایمیل‌ها واقعاً باعث می شود ذهن آدم باز شود. وقتی پاسخگویی به ایمیل‌هایم بسته است چند تا ایده‌ ناب و عالی به ذهنم رسید؛ و به جای این‌که شروع کنم راجع به این ایده‌ها این طرف و آن طرف ایمیل پراکنی کنم، خیلی متین و قشنگ ایده‌هایم را در دفتر یادداشت نوشتم. و اما در پایان روز، فهرستی از ایده‌های خوب داشتم که باید بسط پیدا می‌کردند. تازه در مورد کار‌های فرعی هم منظم‌تر عمل می‌کنم، حتی در مورد غذا خوردن، چون دیگر وقتی چشمم به صفحه رایانه یا گوشی همراهم است پرخوری نمی‌کنم.
متوجه شدم دارم شمارش معکوس می‌کنم که کی دوباره می‌توانم بروم سراغ صندوق‌های ایمیل‌ام. وقتی زنگ ساعت 5:00 زده شد، فوری پریدم سراغ ایمیل‌ها. شصت و پنج ایمیل خوانده نشده. قابل قیاس با 300-400 ایمیلی که پترسون هر روز با آنها مواجه می‌شد نبود، با این وجود تعدادشان رعب‌آور است. از میان 65 ایمیل گرفته شده تنها 1 نفر به من پیامک زده بود، بنابراین اکثر این ایمیل‌ها فوری نبودند.
یک لیوان چای برای خودم ریختم و شروع کردم به پاسخ دادن. با توجه به اینکه عده زیادی از مردم ساعت 5 بعد از ظهر هنوز در دفتر کارشان هستند، تعدادی از پاسخ‌هایی که به ایمیل‌ها دادم باعث سرریز شدن ایمیل‌های بیشتری شد. زنجیره‌ی بی پایانی از ایمیل‌ها و پاسخ‌ها راه افتاده بود. وقتی پاسخ دادن به ایمیل‌ها تمام شد ساعت 10:48 شب بود. کمی بیشتر از چیزی که فکر می‌کردم طول کشید اما به هر حال کارآمد‌تر بود.

روز دوم (سه‌شنبه)
امروز هم تقریباً همان احساس را داشتم. متوجه شدم گریزم از بررسی ایمیل‌ها تقریباً منجر به این شده که از نگاه کردن به گوشی هم اجتناب کنم. در غیر این صورت، ممکن بود بیش از حد برای باز کردن صندوق ایمیل‌هایم وسوسه بشوم. وقتی تنها شمایید که به تلفن سر نمی زنید راحت متوجه می شوید چه کسانی مدام تلفن‌هایشان را چک می‌کنند. در خیابان، در مترو و در دفتر. این یک بیماری است.
فقط چند نفر برایم پیامک فرستادند. بعضی‌ها‌یشان به هیچ وجه جنبه ضرورت نداشت اما به هر حال آدم ها تصمیم گرفته بودند بجای ایمیل به من پیامک بدهند. یک لحظه به خودم آمدم و دیدم 15 دقیقه است دارم پیامک می دهم بدون این‌که هیچ محتوای بدرد بخوری رد و بدل بشود.
یک ویدئو کنفرانس به همراه صرف ناهار داشتم با یکی از سرمایه گذاران مشترک به نام لیز ترن (Liz Tran) از شرکت ثریو کپیتال (Thrive Capital). ویدئو کنفرانس ناهاری پیشنهاد او بود. به من گفت دارد تلاش می‌کند روز‌هایش کارآمدتر و پربارتر بشود و این به معنای نه گفتن به بسیاری از جلسات فردی و قرار‌های ملاقات ناهاری است. گفت انگیزه زیادی از یک کتاب گرفته به نام ذات باوری (Essentialism) که یکی دیگر از دوستان کارآفرینم مطالعه آن را به وی پیشنهاد کرده بود. ناهاری با هم داشتیم که طی آن درباره تلاشهایمان برای بهبود بهره‌وری صحبت کردیم. وقتی در مورد تجربه‌ام در مورد آزمون ایمیلی شنید، گفت: «خیلی عالیه!» از من خواست او را در جریان نتایج آزمایش هم قرار دهم. ویدئو کنفرانس ناهاریمان فوق‌العاده بود. دقیقاً همان حس و حال جلسه حضوری را نداشت و هیچ کدام از ما واقعاً ناهار نخوردیم، اما خیلی بهتر از تماس تلفنی بود.
وقتی ساعت 5 بعد از ظهر داشت نزدیک می‌شد می‌دانستم که یک دوجین ایمیل‌های پاسخ داده نشده هست که باید به آنها جواب بدهم و البته حدسم هم درست بود. فراموش کردم ساعت 5 باید به کسی زنگ می زدم برای اینکه به شدت از نظر ذهنی درگیر جواب دادن به ایمیل‌ها بودم.
سه‌شنبه شب با یک نفر قرار شام دارم، بنابراین پاسخ به همه ایمیل‌ها را امشب نمی‌رسم تمام کنم. سعی می‌کنم تا جایی که جا دارد پاسخ بعضی از ایمیل ها را به بعداً موکول کنم اما ترسم از این است که تا پاسی از نیمه شب مجبور شوم به ایمیل‌ها جواب بدهم. در عوض، وقتی رسیدم خانه آنقدر خسته بودم که نمی‌توانستم به همه‌شان جواب بدهم. جواب نداده‌ها را به فردای آن روز موکول کردم.

روز سوم (چهارشنبه)
صبح بیدار شدم و مصمم بودم که عقب ماندگی ایمیلی خودم را جبران کنم و قبل از رسیدن به ممنوعیت ایمیلی ساعت 10 صبح، چند تا ایمیل جدید به این طرف و آنطرف ارسال کردم. دیشب دو نفر از کارآفرینان شگفت انگیز را ملاقات کردم که داشتند در فضای واقعیت مجازی کارهایی انجام می دادند. وقت خیلی زیادی را صرف ایمیل زدن به این دو نفر کردم. وقتی ایمیل‌ها تمام شد تقریباً داشت 10:15 صبح می‌شد.
در طول زمان «ایمیل آزاد» ایده‌ای به ذهنم خطور کرد مبنی بر این‌که قدری کارایی ام را از این که هست بیشتر کنم، ما باید یک «بتی ربات» (رباتی که در فیلم‌های هالیوودی پاسخ همه سوالات را می داند) بخریم که وقتی من در شرکت نیستم بتواند به انجام مصاحبه‌های رادییت کمک کند. کمی در مورد شرکت‌های فروش ربات در اینترنت جستجو کردم و چیزی پیدا کردم به نام دابل روباتیکز (Double Robotics). به نظر بیشتر شبیه به یک آی پاد است که روی چهار تا چرخ گذاشته باشند. تصمیم گرفتم اجرای ایده‌ام را زمانبندی کنم.
صبح این روز کمی کلک زدم. چند تا ایمیل داشتیم که باید به اعضای رادییت می‌فرستادیم و بدون این‌که بروم سراغ یکی دو تا از نرم‌افزار‌های پیام رسان و صندوق ایمیل‌هایم نمی‌توانستم آنها را بازبینی و ویرایش کنم. همچنین متوجه شدم که فردا مهلت ارسال بعضی از اطلاعاتی است که باید از طریق ایمیل ارسال بشوند و نمی شود آنها را پیامک کرد. کمی حس عجیب و غریبی داشتم چون می‌دانستم وقتی ایمیل ما را بگیرند و جواب آنرا ارسال کنند با ایمیلی خودکار مواجه خواهند شد که من نمی‌توانم به ایمیل‌ها جواب بدهم. آه!
مدت 20 دقیقه گیر یک مکالمه پیامکی افتادم در مورد همه چیز، از دونالد ترامپ گرفته تا جاستین بیبر. اصلاً استفاده مفیدی از وقت نبود.
وقتی ساعت 5 بعد از ظهر داشت می‌رسید، خیلی از چیزهایی که در صندوق پست ام بود تعجب مرا برنمی‌انگیخت. یک عالم از این موارد داخل صندوق بود. در حالی که داشتم به  آنها پاسخ می‌دادم کمی احساس پربار بودن و کمی احساس گناه داشتم.

روز چهارم (پنج شنبه)
سعی کردم از اکثر ایمیل‌ها خودم را دور کنم؛ اما متاسفانه، مجبور بودم آتش یکی دو جا را خاموش کردن و مجبور بودم اینکار را از طریق ایمیل انجام دهم. بنابراین امروز صبح یک شکست کامل بود.
همین که شروع کردم به چک کردن ایمیل‌ها، شروع کردم به بررسی رسانه‌های اجتماعی. انگار همین که دست به گوشی‌ام می زنم انگشتانم به طور خودکار این برنامه‌ها را باز می‌کنند.
یکی از همکاران از من پرسیده بود اجازه دارد «در مورد ایمیلی با من صحبت کند» یا اینکار باعث نقض آزمایشم خواهد شد. خیلی خنده دار بود.
یکی از عادت‌های جدیدی که بعد از شروع این آزمایش دچار آن شده‌ام نوشتن کار‌های قابل پیگیری برای ارسال ایمیل‌هایی است در فهرست کار‌های در دست اقدام که همین‌طور در طول روز زیاد می‌شود. این ایمیل‌ها را نمی‌فرستم، فقط آنها را در فهرست می‌نویسم تا ساعت 5 بعد از ظهر برسد. فوق‌العاده کارآمد است و به هیچ وجه هم دچار خستگی که معمولا پس از ارسال چند و چند ایمیل به افراد مختلف در طول روز دچارش می‌شدم نمی‌شوم.
یک قرار شام دیگر و یعنی امشب هم نمی‌توانم قبل از نیمه شب به ایمیل‌ها پاسخ بدهم. وقتی تقریباً نیمه‌های شب به منزل رسیدم قبل از اینکه مثل جنازه‌ها در رختخواب بیفتم تنها توانستم به 6 ایمیل پاسخ دهم.

روز آخر(جمعه)
صبح به چند تا ایمیل‌ جواب دادم اما ایمیل‌های عقب افتاده داشتند زیاد می شدند مخصوصاً تمام شب قبل را آفلاین بودم. خوشحالم که در پاسخ خودکار ایمیلی نوشته بودم اگر کسی تا دو روز جوابی از من دریافت نکرد باید دوباره برایم ایمیل کند. حس می‌کردم ممکن است برخی از ایمیل‌ها تا چند روز بی جواب بمانند.
داشتیم برای اولین وبینار(سمیناری که در بستر وب برگزار می‌شود) شرکت آماده می‌شدیم بنابراین چک کردن ایمیل‌هایمان جزئی از کار‌هایی بود که ضرورتاً باید انجام می‌شدند زیرا تمام مکاتبات ما با شرکت کنندگان از طریق ایمیل انجام می‌گرفت. خیلی زود تصمیم گرفتم به این آزمایش پایان بدهم چون وبینار چند ساعت طول می‌کشید و من در طول این مدت باید در صندوق ایمیل‌هایم می‌ماندم. حداقل آخر هفته را وقت داشتم که به صفی از ایمیل‌های در انتظار پاسخ جواب بدهم.
بنابراین نتیجه‌ای که از (تقریباً) یک هفته کاری بدون پاسخ دادن به ایمیل در طول روز یاد گرفتم را می‌توان چنین بیان کرد.

مزایا :
چک نکردن ایمیل‌ها باعث سلامتی آدم می شود.
وقتی تصمیم گرفتم دیگر مدام به گوشی‌ام نگاه نکنم شوکه شدم از اینکه دیدم کسانی که اینکار را انجام می‌دهند چقدر دور و برم زیادند. فهمیدم هر چند وقت یکبار که از سر خستگی یا وقت‌گذرانی به گوشی‌ام نگاه می‌کنم چند دقیقه گرانبها را به خاطر این عادت تلف می‌کنم. مخصوصاً هیچ‌وقت رسانه‌های اجتماعی را از دست ندادم. در واقع عاشق این شدم که مدام مجبور نیستم وارد آنها بشوم.
فقط چند مورد در روز کارهای ضروری هستند.
تعریف کار واجب ظاهراً خیلی سخت است. خیلی از ایمیل‌های من که باصطلاح فوری بودند اصلاً فوریتی نداشتند. ولی در این میان یک بار هم بود که من کلک زدم چون ایمیلی از کسی دریافت کرده بودم که اگر همان وقت جواب داده نمی‌شد مشکلاتی برایم درست می شد. اشخاصی که برایم ایمیل می‌فرستادند متوجه جدیت شرایط نمی شدند، بنابراین هیچ کدام از آنها برایم پیامک نمی‌فرستادند. درس در درس: فوریت ذهنی است.

معایب :
فقط رؤسا می‌توانند اینکار را انجام دهند.
اگر صاحب کار باشید خیلی راحت می‌توانید برای خودتان وقفه ایمیلی ایجاد کنید، اما تردید دارم بشود زمانی اینکار را انجام داد که شما کارمند جایی باشید چون ممکن است رییس‌تان برای شما ایمیلی بفرستد و وقتی با ایمیلی خودکار روبرو شود که شما در دسترس نیستید حسابتان با کرام ‌الکاتبین است. همین چیزها را چند هفته بعد که با تام پترسون ملاقات داشتم به وی گفتم. صحبت‌هایی که دو نفر ما در مورد تجربه شخصی من رد و بدل کردیم اینها هستند که فیلم این ملاقات را با گوشی تلفن همراهم ضبط کرده‌ام:
شما نیازمند یک روال ثابت هستید.
بزرگترین مشکل این آزمایش حجم بالای ایمیل‌های عقب افتاده در پایان هفته بود. یک هفته تمام زمان برد تا به همه آنها جواب بدهم چون ایمیل‌های جدید یک لحظه از آمدن دست بر نمی‌داشتند. وقتی می‌خواهید اینکار را به انجام برسانید تنها نباید برای جواب ندادن به ایمیل‌ها بازه زمانی تعریف کنید بلکه باید برای مدت زمانی که به ایمیل‌های جواب می‌دهید هم محدودیت زمانی قائل شوید و به آن نظم بدهید. در غیر این صورت، چند تا قرار شام می‌تواند کل ریتم زندگی شما را به هم بریزد.

نتیجه گیری :
آیا به این آزمایش ادامه می‌دهم؟ در واقع خیر. تنها به عنوان دلیل آخر، می‌دانستم که حفظ یک روال ثابت غیر عملی است. ساعت‌های کاری روزانه من خیلی بیشتر از چیزی که بشود گفت نامنظم است و برایم ممکن نیست زمان ثابتی برای چک کردن ایمیل اختصاص بدهم.
با این حال، این هفته تاثیر زیادی داشت روی این که بفهمم چطور می شود کارآمد‌تر و مفیدتر بود. می‌توانید زمان زیادی را با پاسخگویی و منتظر شدن برای دریافت ایمیل‌ هدر بدهید. تماشای جهان خارج و یا احساس اینکه از دست تلفن همراه‌تان خلاص شده‌اید می‌تواند هیجان انگیز باشد. در نتیجه این روز‌ها حداقل چند دقیقه‌ای گوشی‌ام را کنار می‌گذارم و سعی می کنم به مشاهده جهان اطرافم بپردازم. گذشته از آن، همیشه حس تازگی با من است. همچنین عادت همراه داشتن فهرست ایمیل‌هایی که باید ارسال شود را حفظ کرده‌ام در نتیجه می‌توانم در پایان روز در مدت زمان کمی به همه آنها سر و سامان بدهم. این روش بسیار کارآمد است.
همانطور که حدس می زنید، من تنها کسی نیستم که به دنبال راه‌های خلاقانه برای مدیریت ایمیل‌های خودم می‌گردم. در رادییت، از دیگر مدیران اجرائی غیر از پترسون پرسیده‌ایم از چه ترفند‌هایی برای صرفه جویی در وقتشان استفاده می‌کنند. چند تا از پاسخ‌های مورد علاقه‌ام را می‌توانید در نظرات این مطلب در نشانی زیر بخوانید:
https://www.linkedin.com/pulse/i-tried-ceos-simple-trick-managing-hundreds-emails-here-betty-liu

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.