مقاله

ایجاد چارچوب برای تعیین صلاحیت‌ها در سازمان؟ - بخش 1

عکس: بادران

 تعریف و سنجش کارایی، به ویژه در مورد عملکرد کارمندان، بخش مهمی از شغل هر مدیری است. پرسش این است که چگونه می‌توانید مهارت‌ها، رفتارها و نگرش‌هایی را که کارمندان شما برای ایفای موثر نقش‌ خود به آن نیاز دارند، تعریف کنید؟ چطور بدانید که آنها برای این شغل شایستگی دارند و به بیان دیگر، از کجا می‌دانید که چه چیزی را بسنجید؟ شما می‌توانید این کار را با ايجاد یک چارچوب صلاحیت در برنامه‌ی مدیریت استعداد خود انجام دهید. با جمع‌آوری و ترکیب اطلاعات مربوط به صلاحیت، قادر خواهيد بود تا رویکردی استاندارد شده‌ در مورد عملکرد به‌وجود آورید که برای همه‌ی افراد شرکت روشن و قابل دسترس باشد.
وقتی پای تعیین صلاحیت در میان باشد، برخی از مردم براين باورند که آموزش آكادميك، مقیاس معتبری است. برخی دیگر بیشتر يادگيری حين کار و داشتن سال‌ها تجربه‌ را معيار اين سنجش می‌دانند. و بسياری از افراد همواره بر اين عقيده هستند كه ويژگی‌های فردی كليد رسيدن به رفتارِ كاریِ اثربخش است.
همه‌ی موارد مذکور مهم هستند، اما هیچ کدام از آنها برای توصیف مجموعه‌ی مناسبی از رفتارها و ویژگی‌های لازم برای ایفای هر نقش کافی نیستند و هیچ کدام تضمین نمی‌کنند که افراد طبق استانداردها و سطوح لازم سازمان عمل خواهند کرد.

تعیین صلاحیت باید بر مبنای اهداف کسب‌وکار باشد
اتصال عملکرد فردی با اهداف کسب‌وکار، روشی کامل‌تر برای پرداختن به این مسئله است. بسیاری از شرکت‌ها به منظور انجام این کار از صلاحیت‌های مربوط به هر نقش استفاده می‌کنند. صلاحیت‌ها عبارتند از دانش یکپارچه، مهارت‌ها، قضاوت‌ها و ویژگی‌هایی که افراد به آنها نیاز دارند تا کاری را به طور مؤثر انجام دهند. سازمان با داشتن مجموعه‌ی مشخصی از صلاحیت‌های هر سِمت شغلی در سازمان، نوع رفتارهایی که برای آنها اهمیت قائل است و برای دستیابی به اهداف، به آنها نیاز دارد را به کارمندان نشان می‌دهد. با مرتبط ساختن عملکرد شخصی به اهداف و ارزش‌های سازمانی، اعضای تیم شما نه تنها می‌توانند به طور مؤثرتری کار کنند و به پتانسیل خود دست یابند، بلکه مزایای تجاری بسیاری را بوجود می‌آورند.
تعریف اینکه کدام صلاحیت‌ها برای موفقیت در سازمان شما لازم هستند می‌تواند به شما کمک کند تا موارد زیر را انجام دهید:
•    اطمینان حاصل کنید که افراد شما مهارت کافی را از خود نشان می‌دهند.
•    کارکنان جدید را به طور مؤثرتری انتخاب و استخدام کنید.
•    عملکرد را به طور مؤثرتری ارزیابی کنید.
•    خلأهای مهارتی و شایستگی را به طور کارآمدتری شناسایی کنید.
•    برنامه‌های آموزشی و توسعه فردی را به صورت شخصی‌سازی شده، ایجاد کنید.
•    برای موفقیت به میزان کافی برنامه‌ریزی کنید.
•    فرایند مدیریت تغییرات را کارآمدتر کنید.
حال چگونه می‌توانيد مجموعه اقدامات لازم را برای ايجاد عملکردی مؤثر تعریف كنيد؟ چارچوب تعیین صلاحیت بطور ويژه‌ای مشخص می‌كند كه افراد براي موثر بودن در جايگاه خود نياز به انجام چه كارهايی دارند، و چگونگی تاثيرگذاری نقش هر فرد را در ارتباط با اهداف و موفقيت سازمانی به‌طور واضحی تعيين ميكند. در ادامه مراحل لازم را برای ایجاد و گسترش یک الگوی تعیین صلاحیت کارمندان در سازمان شرح می‌دهیم.

اصول چارچوب تعیین صلاحیت را طراحی کنید
یک چارچوب و الگوی مناسب؛ صلاحیت، دانش، مهارت‌ها و ویژگی‌های لازم برای افراد درون یک سازمان را تعیین می‌کند. هر يك از نقش‌ها، مجموعه‌ای از صلاحیت‌های مورد نياز برای انجام مؤثر شغل را دربرمی‌گيرند. به منظور ایجاد این چارچوب بايد درک عمیقی از نقش‌های موجود در کسب‌وکار خود داشته باشيد. برای انجام این کار می‌توانید ازچند رویکرد متفاوت كمك بگيريد:
•    از فهرست صلاحیت‌های مشترک و استانداردِ از پیش تنظیم شده‌، استفاده کنید و سپس آن را با نیازهای خاص سازمان خود مطابقت دهید.
•    از مشاوران بیرونی استفاده کنید تا چارچوبی برای شما تنظیم کنند.
•    یک چارچوب سازمانی کلی به‌وجود آورید و در صورت لزوم از آن به عنوان مبنایی برای سایر چارچوب‌ها استفاده کنید.
توسعه‌ی یک چارچوب صلاحیت مستلزم تلاش بسياری است. برای اطمينان از بكارگيری صحيح اين چارچوب، بايد آن را به گونه‌ای طراحی كنيم كه به مصرف‌كنندگان خود مرتبط باشد و كاركنان بتوانند آن را از آنِ خود بدانند.

۳ اصل اساسی در طراحی چارچوب صلاحیت
۱. كاركنان را درگير كنيد: طراحی چارچوب‌ها نبايد منحصرا توسط بخش منابع انسانی انجام شود؛ چرا كه آنها هميشه از ملزومات دقيق هر شغل باخبر نيستند. اين‌كار به‌طور صرف بر عهده‌ی مدیران هم نباید گذاشته شود؛ زيرا كه آنها نيز نمی‌توانند بطور دقيق وظايفی را كه روزانه بر دوش كاركنان قرار می‌گيرد شناسايی نمايند. به منظور درک کامل هر نقش، باید در كنار جمع آوری اطلاعات گوناگونی كه به افراد در داشتن موفقيت شغلی كمك می‌كند، به منبع آن نقش یعنی شخصی که آن کار را انجام می‌دهد نيز مراجعه كنيد.
۲. ارتباط برقرار کنید: افراد معمولا در مورد امور عملکردی خود دچار اضطراب می‌شوند. پس اجازه بدهيد تا كاركنان شما علت به‌وجود آمدن اين چارچوب، چگونگي تنظیم و بكارگيری آن را بداند. پس در ابتدا ارتباط بیشتر در محیط کار پياده‌سازی چارچوب آسان‌تر خواهد کرد.
۳. از صلاحیت‌های مرتبط استفاده کنید: مطمئن شويد که تمام صلاحيت‌های منتخب شما همه‌ی وظايف تحت پوشش چارچوب را در برمی‌گيرند. چرا كه اگر صلاحیت‌های غیرمرتبطی انتخاب کنید، افراد در برقراری ارتباط با چارچوب دچار مشكل خواهند شد. برای مثال اگر چارچوبی برای تمام سازمان طراحی كرده‌ايد، ويژگی مديريت مالی، تا زمانی كه تمامی كاركنان شركت اين ويژگی را بروز ندهند در چارچوب به حساب نخواد آمد. هر چند كه در چارچوب‌های سطح مديريتی ويژگی مديريت مالی قطعا يكی از صلاحيت‌ها به‌حساب می‌آيد.
ادامه دارد ...

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.