مقاله

ایجاد چارچوب برای تعیین صلاحیت‌ها در سازمان؟ - بخش 2

عکس: بادران

 توسعه چارچوب تعیین صلاحیت
در فرایند توسعه‌ی چارچوب صلاحیت، چهار مرحله‌ی اصلی وجود دارد. هر مرحله دارای فعالیت‌هایی کلیدی است که افراد را ترغیب می‌کند تا چارچوب نهایی را بپذیرند و آن را به کارگیرند.
مرحله‌ی اول: آماده کنید
•    هدف را مشخص کنید: قبل از آغاز تحلیل نقش‌ها، و درک این مسئله که هر نقش برای موفقیت به چه چیزی نیاز دارد، مطمئن شوید که برای ایجاد چارچوب، هدف را در نظر می‌گیرید. چگونگی برنامه‌ریزی شما برای استفاده از این چارچوب، روی افرادی که در آماده‌سازی آن شرکت می‌دهید، تأثیر خواهد گذاشت. برای مثال یک چارچوب برای پر کردن جای خالی یک شغل بسیار مشخص خواهد بود، در حالی که یک چارچوب برای ارزیابی پاداش، باید طیف وسیعی از نقش‌ها را تحت پوشش قرار دهد.
•    گروهی مربوط به چارچوب صلاحیت به‌وجود آورید: گروهی از همه‌ی افراد فعال در حوزه‌های موجودِ کسب‌وکارتان که قرار است این چارچوب را مورد استفاده قرار دهند، به‌وجود آورید. تا حد ممکن، به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که تنوع افراد سازمان (از لحاظ ویژگی‌های شخصی و حرفه ای) در این چارچوب گنجانده شود. فکر کردن در مورد نیازهای درازمدت نیز حائز اهمیت است، این کار کمک می‌کند تا چارچوب را به‌روز و مرتبط نگه دارید.
مرحله‌ی دوم: اطلاعات جمع کنید
این مرحله مهم‌ترین بخش طراحی چارچوب است. به طور کلی هر چقدر داده‌های شما بهتر باشند، چارچوب دقیق‌تر خواهد بود. به همین منظور، بهتر است در نظر داشته باشید که می‌خواهید از چه تکنیک‌هایی برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به نقش‌ها و وظایف موجود در هریک استفاده کنید. می‌توانید از موارد زیر کمک بگیرید:
•    مشاهده کنید: افراد را در حال ایفای نقش مشاهده کنید. این کار به ویژه برای شغل‌هایی که شامل کار عملی هستند و می‌توانید به طور فیزیکی آن را مشاهده کنید، مفید است.
•    با افراد مصاحبه کنید: به طور فردی با هر شخص صحبت کنید، نمونه‌ای آماری از افراد را برای مصاحبه انتخاب کنید یا یک مصاحبه گروهی انجام دهید. همچنین می‌توانید با ناظر شغل مورد ارزیابی خود مصاحبه کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا از دید افراد مختلف، ببینید که چه چیزی برای موفقیت این نقش لازم است.
•    پرسشنامه ایجاد کنید: نظر سنجی، شیوه‌ای کارآمد برای جمع‌آوری داده‌هاست. با صرف وقت مطمئن شوید که سوالات درستی را مطرح می‌کنید و صحت و قابل اطمينان بودن آنها را مد نظر قرار می‌دهيد. پرسشنامه‌های استاندارد‌ِ تحليل شغلی نيز در بازار وجود دارند كه در صورت تمايل می‌توانید به جای ایجاد پرسشنامه‌ها‌ی دستی، از آنها استفاده کنید.
•    کار را تحلیل کنید: چه رفتارهایی برای انجام شغل‌های تحت پوشش چارچوب استفاده می‌شوند؟ می‌توانید موارد زیر را در نظر داشته باشید:
o    طرح‌ها و استراتژی‌ها و اهداف کسب‌وکار
o    اصول سازمانی
o    شرح شغل
o    مسائل تنظیمی یا تطبیقی
o    پیش‌بینی آینده‌ی صنعت یا سازمان
o    شرایط مشتری و تامین‌کننده
تحلیل شغلی که شامل انواع تکنیک‌ها و ملاحظات باشد، دقیق‌ترین و جامع‌ترین نتایج را به شما خواهد داد. اگر چارچوبی را برای کل سازمان ایجاد می‌کنید، باید از همه‌ی نقش‌های کل شرکت، نمونه‌ای داشته باشید. این کار به شما کمک خواهد کرد تا بزرگ‌ترین طیف صلاحیت‌هایی را که با کل کسب‌وکار مرتبط هستند، انتخاب کنید.
این نکات را در نظر بگیرید
•    هنگام جمع‌آوری اطلاعات درباره‌ی هر نقش، آنچه فرا می‌گیرید را با عبارت‌های رفتاری جداگانه ثبت کنید. برای مثال اگر متوجه می‌شوید که حمید از بخش حسابداری در دفترداری مشارکت دارد، می‌توانید این مسئله را با این عبارت‌های رفتاری شرح دهید: پول صندوق را اداره می‌کند، دارایی در گردش را حفظ می‌کند، مطابق با دستورالعمل‌ها به فروشندگان پول پرداخت می‌کند، و دفتر حساب‌های نقدی را هر ماه تحلیل می‌کند. ممکن است متوجه شوید که نقش‌های دیگر نیز وظایف مشابهی دارند و بنابراین دفترداری صلاحیتی در این چارچوب خواهد بود.
•    در هنگام ورود به مرحله‌ی سوم، بايد اطلاعات گردآوری شده را در قالب معيارهايی بزرگتر دسته‌بندی كنيد، اين كار به شما كمك می‌كند تا در صورت لزوم داده‌های خام خود را به شكل موثری تحليل و گروه‌بندی كنيد.
مرحله‌ی سوم: چارچوب را بسازید
این مرحله شامل گروه‌بندی همه‌ی رفتارها و مهارت‌ها در قالب صلاحیت است. از مراحل زیر برای کمک در انجام این کار استفاده کنید:
عبارات را گروه‌بندی کنید
از اعضای گروه خود بخواهید تا داده‌های شما را ارزیابی کنند و سپس آنها را در چند دسته گروه‌بندی کنند. برای مثال در شروع، ایجاد 4 گروه مهارتی مثل مهارت‌های فیزیکی و یا بدنی، مهارت‌های تصمیم‌گیری، مهارت‌های قضاوتی و مهارت‌های برقراری ارتباط کافیست.
زیرگروه ایجاد کنید
هر یک از دسته‌های بزرگ‌تر را به زیردسته‌هایی از رفتارهای مرتبط تجزیه کنید. معمولا برای هر دسته‌ی بزرگتر، سه یا چهار زیرگروه وجود خواهد داشت. این امر ساختار اصلی چارچوب تعیین صلاحیت را به وجود می‌آورد.
زیرگروه‌ها را پالایش کنید
برای هر یک از مقوله‌های بزرگتر، زیرگروه‌ها را به صورت مفصل‌تری تعریف کنید. از خود بپرسید که چرا و چگونه رفتارها با یکدیگر مرتبط هستند یا نیستند، در صورت لزوم گروه‌بندی‌های خود را بازبینی کنید.
صلاحیت‌ها را شناسایی و نام‌گذاری کنید
از گروه‌تان بخواهید یک صلاحیت خاص را به عنوان نماینده‌ی هریک از زیرگروه‌های کوچکتر رفتاری شناسایی کنند. در ادامه آنها می‌توانند دسته‌ی بزرگ‌تر را نیز نام‌گذاری کنند.
•    مورد زیر نمونه‌ای از گروه‌بندی و زیرگروه‌بندیِ صلاحیت‌های مربوط به نقش یک مدیر عمومی است:
•    نظارت و رهبری
o    کارکنان را به طور مستمر هدایت و حمایت کنید.
o    اقداماتی را برای رهنمون‌سازی اتخاذ کنید.
o    رهنمون‌ها را به کارکنان منتقل کنید.
o    بر عملکرد کارکنان نظارت کنید.
o    کارکنان را تشویق کنید.
o    طرح‌های پیاپی تدوین کنید.
o    مطمئن شوید که استانداردهای شرکت رعایت می‌شوند.
o    جذب نیرو و استخدام

  1. -    شرح شغل و مشخصات نقش را آماده کنید.
  2. -    در مصاحبه‌های انتخاب کارمند شرکت کنید.
  3. -    نیازهای آموزشی افراد را مشخص کنید.
  4. -    رویه‌ انضباطی در سازمان و نحوه‌ی رسیدگی به شکایات را اعمال کنید.
  5. -    مطمئن شوید که تعهدات حقوقی رعایت می‌شوند.
  6. -    قراردادهای کارکنان را تدوین کنید.
  7. -    مقیاس‌های حقوق و بسته‌های پاداش را تدوین کنید.
  8. -    رویه‌ی مربوط به مدیریت پرسنل را تدوین کنید.
  9. -    مطمئن شوید که منابع انسانی و کارکنان، نیازهای سازمانی را برآورده می‌کنند.
o    آموزش و توسعه
-    به کارکنان تازه‌کار آموزش دهید.
-    به کارکنان ارشد آموزش دهید.
-    نیازهای آموزشی را تعیین کنید.
-    از توسعه‌و پیشرفت‌های شخصی حمایت کنید.
-    مواد و روش‌های آموزشی را تدوین کنید.
o    مدیریت پروژه و برنامه
-    طرح‌های عملیاتی مفصلی آماده کنید.
-    منابع مالی و انسانی را مدیریت کنید.
-    بر عملکرد کلی در مقایسه با اهداف نظارت کنید.
-    گزارش، پیشنهاد و اصلاحیه‌های مربوط به پروژه را بنویسید.
-    محیط سرمایه‌گذاری بیرونی را درک کنید.
-    استراتژی پروژه یا برنامه ایجاد کنید.
افزودن سطوح بیشتر به چارچوب
ممكن است بخواهيد سطوحی را به صلاحيت‌های خود اضافه كنيد. این امر به‌شكل ويژه‌ای برای استفاده از چارچوب‌ها به منظور پاداش‌دهی یا بررسی عملکرد، كارآمد است. بدین منظور، هر یک از صلاحیت‌ها را در نظر گرفته و رفتارهای مرتبط با آن را از نظر پیچیدگی، نوع مسئولیت، حوزه‌ی آن و یا دیگر معیارها در مقیاس‌هایی قابل اندازه‌گیری دسته‌بندی کنید. اين سطوح در صورت وجود رتبه‌بندی شغلی از قبل آماده خواهند بود.
•    در صورت لزوم مجموعه صلاحیت‌ها را بازبینی کنید: برای هر کدام از آنها، پرسش‌ زیر را مطرح کنید:
o    آیا لیست تهیه شده از صلاحیت‌های مربوط به هر شغل، واقعا لازمه‌ی آن شغل است؟ به عبارت دیگر، آیا افرادی که آن صلاحیت‌ها را ندارند، در نقش خود ناکارآمد هستند؟
این پرسش‌ها اغلب در قالب پرسشنامه پرسیده می‌شوند. بهتر است میان افرادی که کار را انجام می‌دهند و همچنین در حوزه‌هایی که توافق اندکی وجود دارد، به دنبال اجماع نظرات باشیم. همچنین به دنبال زبان و شیوه‌ی توصیف صلاحیت‌ها هم باشید و آنها را نیز پالایش و اصلاح کنید.
مرحله‌ی چهارم: چارچوب را پیاده‌سازی کنید
هنگامی که چارچوب نهایی صلاحیت را معرفی می‌کنید، اصل ارتباط را که پیش‌تر نیز به آن اشاره شد، به خاطر داشته باشید. به منظور همراه کردن کارکنان در همه‌ی سطوح سازمان، باید برای‌شان شرح دهید که چرا این چارچوب به‌وجود آمده است و باید نحوه‌ی استفاده‌ی دلخواه‌تان را توضیح دهید. نحوه‌ی به‌روز رسانی چارچوب و رویه‌های تعبیه شده در آن به منظور سازگاری با تغییرات را نیز شرح دهید.
اینها توصیه‌هایی برای به کارگیری این چارچوب هستند:
•    با اهداف کسب‌وکار پیوند برقرار کنید: تا حد امکان ارتباطاتی را بین صلاحیت‌های فردی و اهداف و ارزش‌های سازمانی برقرار کنید.
•    به صلاحیت‌ها پاداش دهید: ببینید آیا سیاست‌ها و رویه‌های شما از صلاحیت‌های مشخص شده حمایت می‌کنند و به آنها پاداش می‌دهند یا نه.
•    رهبری و آموزش ارائه کنید: مطمئن شوید که رهبری و آموزش کافی در دسترس است. مردم می‌خواهند بدانند که از تلاش‌هایشان حمایت خواهد شد.
•    چارچوب را ساده نگه دارید: تا جایی که می‌توانید چارچوب را ساده نگه دارید. شما می‌خواهید سندتان مورد استفاده قرار گیرد، نه اینکه بایگانی و فراموش شود.
•    ارتباط برقرار کنید: مهم‌تر از همه اینکه با پیاده‌سازی چارچوب، به گونه‌ای رفتار کنید که با هر نوع اقدام یا تغییر جدید دیگری رفتار می‌کردید. در این فرآیند هرچه صداقت بیشتری به خرج دهید و دید بازتری داشته باشید، نتایج نهایی هم بهتر خواهند بود و شانس اینکه بیشتر به اهداف تان دست یابید، بیشتر خواهد شد.

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.