مقاله

ده قانون طلایی رهبری و مدیریت پروژه – بخش 1

عکس: بادران

 از قانون مورفی “اگر هر مشکلی ممکن است اشتباه پیش بیاید. ” گرفته تا قانون مبهم‌تر پارکینسون: “کار برای پرکردن زمان موجود گسترش می‌یابد.” مدیریت پروژه تابع قوانین مختلفی است. زبان بومی مدیریت پروژه شامل سخنان و ضرب مثل‌های بی‌شماری است که بیشتر آنها منبع معتبری ندارند. در این مقاله 10 مورد از مهم‌ترین اصول مدیریت پروژه، از داخل و خارج از زمینه، تا جمع‌آوری درس برای اکثر پروژه‌ها مورد بررسی قرار گرفته است. نویسنده، اصل و نتیجه‌گیری هر قانون توضیح داده شده و مفهوم اساسی باتوجه‌به کاربرد آن در بهبود عملکرد پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد.

1.    قانون آگوستین: “ایده بدی که به کمال رسیده است هنوز ایده بدی است.” (Brainy 2007)
هیچ تصمیم واحدی در مدیریت پروژه اهمیت بیشتری نسبت به انتخاب پروژه ندارد. پروژه‌ها در بسیاری از سطوح بدون هیچ‌گونه برنامه‌ریزی کلان استراتژیک آغاز می‌شوند و برنامه‌ها و بودجه‌ها به‌دلخواه و باتوجه‌به نیازهای ضروری سازمان، مرتب می‌شوند. کمترین مفهوم مورد تأیید در مورد شروع پروژه، هزینه فرصت است. به‌ازای هر پروژه‌ای که برای انجام فعالیت انتخاب می‌کنیم، ما فرصت انجام تعداد بی‌شماری از پروژه‌های دیگر را از دست می‌دهیم (کینزر،2008). همه پروژه‌ها باید به‌دقت مورد بررسی قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود که با استراتژی سازمان همسو هستند و بیشترین ارزش را در مقایسه با سایر اقدامات بالقوه ارائه می‌دهند.

2.    قانون Lakein: “عدم برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی برای شکست است.”
آلن لاکین نویسنده‌ای است که در زمینه مدیریت زمان شخصی متمرکز شده است. Lakein طرف‌دار تقسیم وظایف خود به لیست اولویت‌های A ، B و C است تا در ابتدا مهم‌ترین کارها انجام شود. در اصل این قانون عنوان شده بود: “با برنامه‌ریزی، شما زمان بسیار کمی را آزاد خواهید کرد و در صورت عدم برنامه‌ریزی تقریباً شکست خواهید خورد … ” (لاکین، 1974 ، ص 45). نتیجه این است: “دقیقاً به دلیل کمبود وقت برای برنامه‌ریزی، باید برای برنامه‌ریزی نیز وقت بگذاریم” (همان). اغلب اوقات، وقتی مدیران پروژه، پروژه‌های چرخشی سخت دریافت می‌کنند، بدون انجام مقدمات و برنامه‌ریزی مناسب، سریعاً به مرحله اجرا می‌رسند. اما دقیقاً در مواردی است که وقت برنامه‌ریزی نداریم، باید وقت بگذاریم و برنامه‌ریزی کنیم. خیلی اوقات، در مراحل اولیه یک پروژه، وقتی کسی کار واقعی پروژه را انجام نمی‌دهد، در تهیه، تجزیه‌وتحلیل و برنامه‌ریزی پروژه مشغول دخیل هستند، این کار اغلب به‌اشتباه انجام می‌شود که هیچ کاری انجام نمی‌دهند. بااین‌وجود، وقتی صحبت از برنامه‌ریزی پروژه می‌شود، باید زمان لازم را اختصاص دهید. زیراکه مطمئن نیستید تمام اطلاعات لازم را جمع‌آوری کرده‌اید و تمام جنبه‌های پروژه را تحت پوشش قرار داده‌اید، لذا از این کار خودداری کنید.

3.    قانون سنت اگزوپری: “کمال حاصل می‌شود، نه وقتی‌که چیز دیگری برای افزودن نباشد، بلکه وقتی چیزی برای بردن باقی نمانده باشد.”
ساختار‌شکست‌کار به‌عنوان ابزار اساسی برنامه‌ریزی دامنه و زیربنای بسیاری از عناصر دیگر برنامه پروژه، به‌سختی می‌توان اهمیت WBS را بزرگ جلوه داد. هر عنصر در پروژه باید تعریف و اختصاص یابد و صحت تجزیه WBS باید تأیید شود. ما باید تعیین کنیم “که اجزای سطح پایین WBS آنهایی هستند که برای تکمیل لازم و کافی هستند. ” (PMI ، 2004 ، ص 116). تیم پروژه با بررسی WBS از پایین‌به‌بالا می‌توانند به طور مؤثرتری این “آزمایش‌ها” کافی و ضروری را برطرف کنند. بسیاری از سازمان‌ها و مدیران پروژه موفقیت را بیش از اهداف یا انتظارات تعریف می‌کنند، درحالی‌که تحویل یک پروژه تحت بودجه و زودتر از موعد مقرر، همان قدر بد یا حتی بدتر از تحویل آن به بیش از بودجه و برنامه عقب‌مانده است.

4. قانون فیتزجرالد
ارنست فیتزجرالد، مهندس، مدیر و کارمند سابق نیروی هوایی ایالات متحده، به دلیل افشاگری در کارش که باعث آشکار شدن زباله در قراردادهای نظامی شد، مشهور است. اولین قانون اصلی مدیریت برنامه فیتزجرالد شامل این نتیجه است: “طرف‌داران برنامه دوست دارند اخبار بد را تا زمانی که هزینه زیادی خرج نکرده‌اند و نمی‌توانند بحث هزینه غرق شده را پیش ببرند ، مخفی نگه دارند. که برای لغو برنامه خیلی دیر است زیرا ما در حال حاضر هزینه زیادی کرده ایم. “(استیونسون ، 1993 ، ص 305).
خاتمه پروژه همان شکست نیست
ازآنجاکه پروژه‌ها دارای شتاب هستند، بسیاری از آنها که باید خاتمه یابد، چنین نیستند. طرز فکر “یک پروژه کشته شده برابر با یک پروژه شکست‌خورده است” می‌تواند رفتارهای ناخواسته بسیاری از ذی‌نفعان را ایجاد کند. پروژه‌ای که متوقف شود می‌تواند بهترین پولی باشد که شما هرگز خرج نکرده‌اید. هزینه غرق شده همین است. هرگز قابل بازیابی نیست، اما همیشه قابل‌افزایش است. “شما باید پروژه‌های غیرقابل‌اجرا را زود شناسایی و خاتمه دهید. ارسال پیام به مدیران پروژه که خاتمه پروژه کار آنها را تهدید می‌کند، آنها را برای ادامه پروژه‌هایی که باید خاتمه یابند وسوسه می‌کند” (بوهم، 2001). یک پروژه با عملکرد ضعیف هرگز نباید “خیلی دیر برای متوقف شدن” در نظر گرفته شود.
 ادامه دارد ...

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.