مقاله

ده قانون طلایی رهبری و مدیریت پروژه – بخش 2

عکس: بادران

 5. قانون پارکینسون: “کار برای پرکردن زمان موجود گسترش می‌یابد.”
سی. نورتکوت پارکینسون معلم و نویسنده‌ای بود که در اواسط دهه 1950 با نوشتن هجوهایی درباره دولت و تجارت تصورات عمومی را به خود جلب کرد. این قانون در اصل به‌عنوان “کار به‌گونه‌ای گسترش می‌یابد که زمان لازم برای تکمیل آن را پر کند” ، پیامدهای گسترده‌ای برای پروژه‌ها دارد (پارکینسون، 1957 ، ص 1). نتیجه‌گیری این است: هر پروژه‌ای بدون موعد مقرر زمان نامحدودی خواهد داشت.
مثالی از قانون پارکینسون مواردی است که شما یک هفته کامل برای انجام یک کار 2 ساعته فرصت دارید. وقتی تمام این مدت‌زمان را روی دست خود دارید، این احتمال وجود دارد که این وظیفه به‌سختی پیچیده و ترسناک‌تر شود تا یک هفته کامل را پر کند. این لزوماً به این معنی نیست که کار اضافی است که تمام‌وقت اضافی را پر می‌کند، فقط ممکن است استرس و تنش در مورد انجام آن باعث این مسئله باشد. این شرایط می‌تواند اعصاب‌خردکن و از نظر ذهنی چالش‌برانگیز باشد. برای اجتناب از آنها، برای همه مراحل پروژه، از فروشنده دست به QA ، DTP ، LSO و تحویل نهایی به مشتری، مهلت‌های مشخصی تعیین کنید. برای هر مرحله از پروژه محدودیت‌های زمانی دقیق اما معقولی را در نظر بگیرید و کل تیم را به آن پایبند نگه دارید.

6. قانون کنستانتین: “یک احمق با ابزار هنوز احمق است.” (آمبلر و کنستانتین، 2000 ، ص 124)
راهنمای PMBOK® فقط با اشاره به اینکه مدیریت پروژه را می‌توان با استفاده از روش‌های کاملاً دستی انجام داد، فقط اشارات گسترده‌ای به سیستم‌های نرم‌افزاری و اطلاعاتی ارائه می‌دهد. این واقعیت منعکس می‌شود که پیشرفته‌ترین فناوری مورداستفاده شرکت‌کنندگان در اکثر کلاس‌های ما یادداشت فروتنانه Post-it Post است. مشکل تهیه ابزار برای همه این است که اگر به یک مرد چکش بدهید همه چیز به نظر میخ می‌رسد.

7. قانون گراهام: “اگر آنها از کاری که شما انجام می‌دهید چیزی نمی‌دانند، گمان می‌کنند که هیچ کاری انجام نمی‌دهید.” (بیکر، کمپبل، و بیکر، 2007 ، ص 28)
رابرت جی گراهام استاد، مشاور و نویسنده کتاب‌های زیادی در زمینه مدیریت پروژه با تمرکز بر مردم و ارتباطات مؤثر است. یک نتیجه‌گیری برای قانونی که او تعریف کرده این است: اگر کسی بیش از حد درباره آنچه انجام می‌دهد به شما بگوید، در واقع ممکن است کاری انجام ندهد.
به طور گسترده اذعان شده است که حدود 90٪ از وقت مدیر پروژه صرف ارتباطات می‌شود، بااین‌وجود یکی از ساده‌ترین مواردی است که در یک طرح معمول پروژه نادیده گرفته می‌شود. در بیشتر موارد، برنامه مدیریت ارتباطات باید اولین مدیریت پروژه تحویل پس از منشور باشد، زیرا این تعاملات ما را با همه ذی‌نفعان پروژه برای برنامه‌ریزی و بقیه چرخه عمر پروژه هدایت می‌کند. برخی از سازمان‌ها حتی قبل از ایجاد منشور پروژه، توافق‌نامه عملیاتی تیمی (TOA) ایجاد می‌کنند. به‌عنوان یک عنصر اصلی، برنامه مدیریت ارتباطات موضوع بسیاری از منابع در طول یک طرح پروژه مدون خواهد بود.

8. قانون مورفی
اگرچه کتاب‌های کامل در مورد این قانون و منشأ آن نوشته شده است، اما به‌طورکلی به ادوارد آلوسیوس مورفی، جونیور که خلبان نظامی و مهندس هوافضا آمریکایی بود و در تحقیق و توسعه سیستم‌های ایمنی هواپیماها مشغول بود، نسبت داده می‌شود (Spark، 2006) نتیجه این قانون بی‌شمار است، اما در زیر به دو مورد پرداخته شده است.
قانون مورفی فقط احتمال خطر را مطرح می‌کند و همچنین فرض می‌کند که همه شرایط یا وقایع نامطلوب منفی هستند. روند رسمی مدیریت ریسک تشخیص می‌دهد که احتمال و تأثیر باید در نظر گرفته شود و برخی از ریسک‌ها می‌توانند فرصت‌های مثبتی را ایجاد کنند. با توجه به نتیجه‌گیری دیگر”اگر به نظر می‌رسد همه چیز به‌خوبی پیش می‌رود، شما به طور واضح چیزی را نادیده گرفته‌اید” این قانون به تأکید بر اهمیت فرایند شناسایی خطر کمک می‌کند. اول‌ازهمه، شما باید واقعیت این خطر را بپذیرید. در مراحل اولیه برنامه‌ریزی پروژه فعال باشید و سعی کنید نیازهای پروژه را به‌درستی تفسیر کنید. روش مدیریت ریسک را در پیش بگیرید و سعی کنید مشکلات، نیازها و عقب‌نشینی‌های آینده را تشخیص دهید. این‌که آیا ثبات دامنه ضعیف، فرایندهای زمان‌بر و یا زمان کافی برای آماده‌سازی پروژه نیست، باید تمام کاستی‌های عمده را شناسایی و برطرف کنید. تعیین اهداف مشخص از همان ابتدا به شما کمک می‌کند تا از کار اضافی و تأخیرهای احتمالی جلوگیری کنید.

9. قانون اوبروختا: “مدیریت پروژه استفاده از عقل سلیم با نظم غیرمعمول است.” (Zozer، Inc، 2008.)
مایکل اوبروختا نویسنده، مدرس، مربی و مشاور است. وی به‌عنوان مدیر ارشد پروژه در CIA ، برنامه آموزش و صدور گواهینامه مدیریت پروژه و مهندسی سیستم را به سمت اقدامات بالغ در آژانس هدایت کرد. یکی از نتیجه‌گیری‌های وی این است: “مدیران بزرگ پروژه اصول را فراگرفته‌اند و نظم و تبعیت آنها را دارند” (اوبروختا، 2008).
اصول مدیریت پروژه پیچیده نیست، این اصول بیشتر طبق عقل سلیم هستند و آنچه معمولاً فاقد آن است نظم و انضباط است. تعداد کمی از افراد واقعاً نوشتن گزارش وضعیت، مرور پرونده‌های قدیمی آموخته شده یا مذاکره با مشتری را دوست دارند، اما این برای موفقیت پروژه ضروری است.

10. قانون کینزر: “در مورد زمانی که کاری را به پایان می‌رسانید، شما می‌دانید که برای شروع کافی هستید.”
جیمز سی. کینزر یک مهندس، کارشناس بهره‌وری و جیب تمام حرفه‌ها بود. وی می‌دانست که بهترین راه برای آموزش چیزی گفتن یک داستان است.
“کسانی که گذشته را به یاد نمی‌آورند محکوم به تکرار آن می‌شوند” (Santayna، 1905). نمی‌توانید پروژه‌ای را به اتمام برسانید مگر اینکه از آن درس بگیرید. مراحل ساده است، اما اجرای آن ممکن است دشوار باشد تا زمانی که به یک عمل پذیرفته شده تبدیل شود. درس‌هایی را که در جلسه‌ای که در زمان اختتامیه یا پس از پروژه برگزار می‌شود جمع کنید تا فراموش نشود.

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.