مقاله

6 رمز گرفتن پاسخ مثبت از مدیران شرکت‌ها در سال 2017

عکس: بادران

نوشته: جف‌‌‌ هافمن (Jeff Hoffman)

   
تصور کنید خلبانی هستید که دارید هواپیما‌یتان را فرود می‌آورید. وجود یک باند فرود طولانی خیلی بهتر از باند کوتاه است چون فضای بیشتری به شما می‌دهد که بتوانید هواپیما را روی خط وسط آن تنظیم کنید.  وقتی قرار باشد روی یک باند کوتاه بنشینید باید در فرودتان خیلی دقت کنید تا بتوانید هواپیما را به ایمنی تمام بنشانید. من معمولاً برای توصیف تفاوت بین فروش کالا به یک مدیر ارشد یا خریدار رده بالا و فروش کالا به یک مدیر اجرایی درجه سه از این استعاره استفاده می‌کنم. وقتی فروشنده به یک مشتری احتمالی سطح پایین تر پیامی می‌فرستد، می‌تواند در وهله اول قوی‌تر عمل کند و پس از آن و در صورت لزوم، قدری در خواسته‌اش اصلاحاتی ایجاد کند یا تخفیفی اعمال نماید. اما وقتی دارید با یک مدیر عامل صحبت می‌کنید، برای متقاعد کردن وی یک شانس بیشتر ندارید. اگر خواسته‌تان را سرهم‌بندی شده و خام دستانه مطرح کنید، کل باند فرود را از دست خواهید داد.
فروشنده‌ها با سپردن این مطلب به ذهن، در صورتی که بخواهند پاسخی درخور از تماس با یک مدیر عامل بگیرند، باید تا حد زیادی با فکر و عمق عمل کرده و گفته‌های خود را از پیش بسنجند. در این شش نکته برایتان فهرست کرده‌ایم که به شما کمک می‌کند به شکل نرم‌تری در باند فرود بیایید و احتمال دریافت پاسخ مثبت از یک مدیر سطح بالا را به حداکثر برسانید.

نحوه جلب توجه یک مدیر ارشد:

1)درخواست‌تان را با ملایمت مطرح کنید.
مدیران ارشد سرشان خیلی شلوغ است، در نتیجه در تماس با آن‌ها سعی نمی‌کنم از آن‌ها وقت ملاقات یا فرصتی برای کنفرانس تلفنی بگیرم. در صورتی که درخواست خودتان را در همان ایمیل ابتدایی یا اولین تماس تلفنی خیلی محکم مطرح کنید احتمال بسیار زیادی دارد که هیچ‌گاه پاسخی دریافت نکنید. در این مرحله تنها خواسته من یک پاسخ مثبت و یک جلب توجه است و قرار نیست در همین ابتدا با قرارداد امضا شده بیرون بیایم.
معمولاً مدیران ارشد دلشان نمی‌خواهند یا نمی‌توانند وقت محدود خود را در اختیار دیگران قرار دهند. پس به جای این‌که سعی کنید جمله‌ای جادویی به کار ببرید یا آماری رو کنید که مدیر مزبور را وادارید همه کارهایش را رها کرده و ملاقاتی با شما ترتیب دهد، به فروشندگان توصیه می‌کنم به این نکته فکر کنند که مدیر ارشد مزبور چه می‌خواهد  قادر است چه چیزی در اختیار شما قرار دهد. به طور کلی مدیران ارشد آدم‌های خوش‌مشربی هستند و خیلی راحت دعوت به وقت‌گذرانی خارج از محیط کاری را می‌پذیرند چون به نوعی نماینده شرکت‌شان هستند و دلشان می‌خواهد آن را به انواع و اقسام مخاطبان مختلف معرفی کنند. این اطلاعات را دریافت کنید و فرمان را طوری بچرخانید که باب میل آن‌ها باشد. به جای درخواست زمانی جهت برگزاری جلسه یا هماهنگ کردن وقتی برای تماس تلفنی، نرم‌تر اقدام کرده و از آن‌ها بخواهید افراد یا مشتری جدیدی را بر اساس تجربه و دانش خود به شما معرفی کنند. چنین درخواستی نه تنها زمان و توجه کمتری می‌طلبد بلکه مدیران ارشد عاشق این هستند که از آن‌ها اطلاعات و نشانی منابع موثق را بپرسید.
مثلاً‌ایمیلی که از روش بالا برای باز کردن سر صحبت استفاده کند می‌تواند چیزی شبیه به این باشد: «تنها مایل بودم مطمئن شوم که اگر در مورد موضوع فلان مزاحم شرکت محترم جنابعالی بشوم موجبات تکدر خاطر حضرتعالی را فراهم نیاورده باشم. بنده از چه منابع یا از طریق چه کسانی می‌توانم در مورد آن موضع اطلاعاتی کسب کنم؟»
حال به جای این‌که در قالب یک نماینده فروش معتبر به مدیر ارشد نزدیک شوید، در قالب یک دانشجوی کنجکاو با وی تماس برقرار کرده‌اید و در چنین صورتی در خواهید یافت آن‌ها چنین قالبی را بسیار بیشتر از شما می‌پسندند. و همین که آن‌ها خودشان را درگیر رابطه با شما کردند می‌توانید کم کم شیب ارتباط را به تدریج بیشتر کنید.
یکی دیگر از مزایای این کار پاسخ دادن به خواسته شما به طرز مسخره آمیزی برای مدیر ارشد ساده شده باشد: گرفتن هر نوع پاسخی به طور خودکار موجب افزایش اعتبار خود نزد دیگران در شرکت خواهد شد. شاید لازم باشد بعدها جلسه‌‌ای با معاون مدیرعامل یا مدیر منابع انسانی هماهنگ کنید. فکر کنید چقدر می‌تواند در گرفتن پاسخ مثبت از این افراد مفید باشد اگر به آن‌ها بگویید: «خوب، هفته پیش با مدیر عامل شرکت‌تان تماس داشتم، و ایشان گفتند فلان ....؟» نوعی اعتبار فوری کسب کرده‌اید.

2) ایمیل‌هایتان را از طریق گوشی موبایل بنویسید.
مدیران ارشد در 90 درصد موارد همیشه در حال حرکت از جایی به جای دیگر هستند، بدین معنا که معمولاً ایمیل‌هایشان را با تبلت یا با گوشی‌‌های هوشمند چک می‌کنند. اگر ایمیلی از یک فرستنده ناشناس رسیده باشد هیچ‌وقت ایمیل شما باز و خوانده نخواهد شد.
حتماً این موضوع را به ذهنتان بسپارید که تمام ایمیل‌های ارسالی به یک مدیر ارشد یا مدیر عامل را از روی گوشی‌‌های هوشمند ارسال کنید. به این ترتیب این امکان را خواهید داشت که ببینید ایمیل شما در چشم آن‌ها چطور به نظر خواهد رسید. معمولاً نمایندگان فروش ایمیل‌هایی که به افراد رده سه ارسال می‌شود را طولانی و مفصل تهیه می‌کنند چون فکر می‌کنند به این ترتیب آدم باهوش و موجهی جلوه خواهند کرد. اما وقتی صحبت از گرفتن پاسخ به میان بیاید، همیشه نوشته کوتاه و موجز بهتر جواب می‌دهد.
این‌که بنشینید روبروی لپ‌تاپ‌تان و یک صفحه مفصل رمان بلند پر کنید راهکار مفیدی نیست. گوشی‌تان را در بیاورید، چند جمله خلاصه تایپ کنید، و دکمه ارسال را بزنید.

3) کارت دستیاران مدیر را نسوزانید.
تصور رایج در میان فروشندگان در مورد دستیاران اجرایی این است که این دسته از افراد تنها به تنظیم تقویم حرفه‌ای و وقت ملاقات‌های مدیریت رده سه می‌پردازند و وظیفه دارند از دسترسی دیگران به مدیران فوق جلوگیری کنند. پایان شرح وظایف این پست.
شاید 20 یا 30 سال پیش همین‌طور بود. اما در سال 17-2016  دستیاران اجرایی شایسته حضور در زمینه‌های کاری متعددی هستند و گستره وظایف آن‌ها بسیار فراتر از انجام امور اداری است. دستیاران اجرایی گذشته از تنظیم تقویم رؤسایشان، وظیفه حضور در مجامع داخلی و خارجی شرکت به نمایندگی از مدیرشان شرکت می‌کنند حتی گاهی به جای آن‌ها و از طرف آن‌ها تصمیم گیری نیز می‌کنند.
به همین دلیل، من دستیار اجرایی را به مثابه مدیر عامل از طریق پروکسی به حساب می‌آورم. به جای تلاش برای دور زدن دستیاران اجرایی، سعی کنید با آن‌ها کار کنید و هر اطلاعاتی که درباره مدیر ارشد نیاز دارید را از طریق ایشان دریافت کنید و به این ترتیب غیر مستقیم با مدیر ارشد در ارتباط باشید. گاهی تعامل با دستیار اجرایی و مطرح ساختن پرسش نزد او بسیار کارآمد‌تر از ملاقات با مدیر ارشد تمام می‌شود. مثلاً، اگر من داشتم یک ماشین حساب ROI درست می‌کردم که کار تقویت پرزنت کردن را انجام می‌داد و نیاز به اطلاعاتی از مدیر ارشد داشتم تا بتوانم پروژه ام را کامل کنم، گرفتن این اطلاعات از دستیار اجرایی بسیار بهتر و سریعتر انجام می‌شد. وقتی صحبت از پرسش یک سئوال می‌شود که ارتباطی با امضای قرارداد ندارد، شخصاً هیچ تفاوتی بین مدیر ارشد و دستیار اجرایی‌اش قایل نیستم چون هر دو نفر شانه به شانه هم کار می‌کنند.
همچنین قبل از این‌که بخواهید با مدیر ارشد ملاقات کنید هم خیلی خوب است که زنگی به دستیار او زده و ببینید نظر کلی مدیر چیست. گذشته از همه چیز، او بیشتر از هر کس دیگری می‌تواند به شما بگوید گفتن چه حرف‌های می‌تواند مدیری را جلب کند و گفتن چه حرف‌های نه. در هر حال، دستیاران اجرایی هم آدم‌هایی هستند که سرشان بی نهایت شلوغ است و مسلماً صرف این‌که شما از وی سئوالی بپرسید جوابتان را نخواهند داد.
یادتان باشد این دستیاران هر روزه هزاران تلفن دریافت می‌کنند که طی آن افراد درباره «ارزش و مزیت» کالایشان برای مدیر ارشد داد سخن می‌دهند. با نشان دادن نقطه ضعف‌تان، کاری کنید که روش معرفی‌تان با دیگران متمایز باشد. مثلاً می‌توانید تماس تلفنی‌تان با دستیار اجرایی را این‌طور پیش ببرید:
«سلام مایک. قرار است به زودی با وندی ملاقاتی داشته باشم، و دلم نمی‌خواهد مثل احمق‌ها جلوه کنم ... آن‌جا رفتم بهترین  جمله‌ای که بتوانم بگویم چیست؟»
آهان؛ حالا توجه‌اش را جلب کرده‌اید. دستیار اجرایی می‌تواند در کارزار پیش رویتان برای ملاقات با مدیر ارشد بسیار حیاتی باشد، پس با دور زدن آن‌ها به بخت خودتان لگد نزنید.

4) آشنایان دوره تحصیل را پیدا کنید.
فروشندگان اغلب وقتی به یک مشتری احتمالی می‌رسند، سعی می‌کنند ارتباطات مشترک، منافع مشترک یا کارمندان مشترکی بین خود و او پیدا کنند. این تکنیک هوشمندانه‌ای است اما می‌توان آن را متناسب با تن مدیران ارشد دوخت.
قوی‌ترین ارتباطی که می‌توانید با مدیر ارشد اجرایی یک شرکت پیدا کنید از میان افراد شاغل در شرکت کنونی، شرکت‌های قبلی یا هیچ یک از همکاران او در گذشته و حال نیست. بهترین ارتباطی که می‌توان یافت از آشنایان دوران دانشگاه است. به طور کلی مدیران اجرائی بسیار درگیر خاطرات دانشگاهی‌شان هستند و اگر شما هم به همان دانشگاه رفته‌اید یا کسی را از آن دانشگاه می‌شناسید قطعاً‌از این موضوع استفاده کنید. یادآوری درباره دوران دانشجویی به سرعت به صحبت درباره کسب و کار فعلی منتهی می‌شود.

5) دیرتر تماس بگیرید.
عقلای قوم فروش پیشتر می‌گفتند که باید در ساعات اولیه صبح با مدیران اجرایی تماس بگیرید پیش از این‌که درگیر کارهای روزمره‌شان شوند. اما به تجربه به من ثابت شده تماس‌های درست و حسابی (که من این تماس را تماسی تعریف می‌کنم که بیش از 60 ثانیه طول بکشد) کمتر در ساعت‌های اولیه صبح برقرار می‌شوند. چرا؟ وقتی مدیر ارشد تازه به دفترش رسیده بعید است کاملاً در جریان کارهای انجام شده و نشده و در نوسان جریانات قرار گرفته باشد، تازه ممکن است در اثر فکر کردن به حجم انبوهی از کارهایی که باید طی روز به همه آن‌ها رسیدگی کند او را دچار پریشانی حواس هم کرده باشد. مسلماً این زمان مناسبی برای شنیدن حرف‌های نماینده فروش نیست.
هر چه به پایان روز نزدیک‌تر شویم، به نظر زمان بهتری برای تماس با مدیران ارشد است؛ مثلاً بین ساعت‌های 5 تا 8 عصر به وقت محلی. در ساعت‌های پایانی روز معمولاً خواهید دید طرف مقابل کمتر دچار حواس پرتی است، کمی خسته است، و در مجموع خلق و خوی بهتری دارد.
ممکن است از این نگران باشید که تماس دیر وقت ممکن است باعث مزاحمت برای مدیر ارشد بشود. اما برای من، چنین چیزی صحت نداشته است. اگر تماس شما بد موقع باشد، خیلی راحت گوشی را بر نخواهند داشت. لازم به گفتن نیست آن‌چه برای مدیر ارشد مزاحمت به حساب می‌آید مسئله وقت تماس نیست بلکه پیامی است که از طریق تلفن منتقل می‌کنید. اگر پیام‌تان خوب باشد به آن چه می گویید علاقه‌مند خواهند شد، حتی اگر دیر وقت شده باشد.

6) از یک ریتم 45 روزه استفاده کنید.
استاندارد صنعت فروش پنج تماس در 30 روز است. در مورد مدیران اجرائی، من پنج تماس در 45 روز را توصیه می‌کنم.
به ندرت برنامه کاری مدیران اجرائی بر اساس ماه سی روزه بسته می‌شود. آنها به فکر فصل‌های سه ماهه هستند نه ماه‌ها. مشتریان احتمالی اکثراً یک چند روزی در هر ماه در دسترس هستند. مهم نیست چه وقتی با شما تماس بگیرم، معمولاً تکه‌ای وقت هست که در طول چهار هفته وقت شما برای صحبت آزاد است. حتی اگر 2 هفته از این مدت در تعطیلات بوده باشید، مریض باشید، در خارج از محل کار حضور داشته باشید، یا روی یک پروژه عمده در حال کار کردن باشید یا چیز‌هایی از این قبیل.
اما خیلی از مدیران اجرائی بسته به نوع کاری که انجام می‌دهند، به مدت سه هفته از ماه را غیبت می‌کنند.
مدیر عامل شرکت نمی‌تواند تمام 45 روز را خارج از محل کار باشد؛ به همین دلیل است که این مدت زمان را 45 روزه تعیین کرده‌ام.

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.