مقاله

فکر کردن مثل یک کارگردان: راز مدیریت پرزنت گفتاری

عکس: بادران

جولی‌هانسن (Julie Hansen)

   پرزنت کردن گفتاری نوعی پرزنت غیر خطی است که در آن شما می‌توانید مانند یک سیال عمل کرده و به تناسب علایق مشتری کار پرزنت را انجام دهید. این پرزنت یک تغییر بزرگ و اغلب خوش‌آمد از روز‌های گذشته فروشنده‌ای است که به صورت مرتب و منظم به وی به ارث رسیده است.
برای کار نیکو کردن در این فرایند، باید به مشتری نقشی بزرگتر و بیشتر در فرایند پرزنت کردن داد زیرا اینکار به مشتری امکان می‌دهد بیشتر درگیر بحث شده و یک خاطره به یاد ماندنی برای او به ارمغان آورده و علایق مشتری نیز در نظر گرفته شود.  حالا چرا باید به فکر مدیریت پرزنت گفتاری خود باشیم؟  چون اغلب پاندول بیش از میزان لازم نوسان می‌کند.  دادن کنترل کامل به دست مشتری بدون اعمال دخالت مناسب در پرزنت کردن منجر به بروز انواع و اقسام مشکلات می‌گردد:  در این صورت پرزنت از مسیر صحیح خود خارج شده و باعث می‌شود که مشتری سردرگم شود. در این حالت شما از یک موضوع به موضوع دیگری می‌پرید و نخواهید توانست روی یک موضوع به صورت قوی و منسجم تمرکز کنید.  در این صورت زمان را بیهوده از دست می‌دهید بدون اینکه توانسته باشید آنچه در پی انجامش بوده‌اید را به سرانجام برسانید و در نتیجه، نخواهید توانست نتیجه‌ای از ملاقات با مشتری بگیرید. حالا راه‌کار چیست؟
مثل یک کارگردان فکر کنید
وقتی قرار می‌شود محصولی بسازید که تعداد زیادی از مردم از آن خوششان بیاید تمام مسئولیت‌ها از صفر تا صد مسیر بر عهده کارگردان قرار دارد.  کارگردان، بر خلاف بازیگران، منشی صحنه یا طراح صحنه و لباس، باید به تصویر کلی که از صحنه به دست می‌آید تمرکز کند در عین حالی که همزمان تمام جزییاتی که به وی کمک می‌کند تا آن تصویر کلی را به دست بیاورد را نباتید از نظر دور بدارد.  وقتی تصمیم دارید یک پرزنت گفتاری را به اجرا در بیاورید باید ببینید چطور همه جزئیات را مدیریت کنید تا آن تصویر کلی مورد نظر به دست بیاید:
فکر کردن به تصویر بزرگ‌تر:

1. زمان بندی.
درست مثل یک کارگردان، باید مدت زمان نمایشی که می‌خواهید برای مخاطب اجرا کنید را تنظیم نمایید. نظارت بر زمان جلسه و پاییدن ساعت وظیفه مشتری نیست بلکه مسئولیت اینکار با شماست. اگر وقت‌تان تمام شود شاید دیگر هرگز فرصتی به دست نیاورید که زمان از دست رفته را جبران کنید. برای داشتن یک پرزنت موفق باید صاحب یک استراتژی برای مدیریت زمان باشید و داشتن این استراتژی یکی از ضروریات جلسه است.

2.اهداف.
هدف مدیر چیزی فراتر از به دست آوردن تحسین و تشویق مخاطب است.  احتمالاً کارگردان به دنبال فروش بلیت بیشتر و دریافت نقد‌های مثبت است.  در فروش هم هدف شما خیلی بیشتر از این است که مشتری در آخر کار بگوید «ممنونم، خیلی عالی بود.»  مجبورید فرایند فروش را به سمت قدم منطقی بعدی پیش ببرید.  در غیر این صورت، تنها اطلاعات منتقل کرده‌اید.

3. خط داستانی.
بهتر است دارای یک خط داستانی باشید حتی اگر به سفت و سختی یک فیلمنامه مکتوب نباشد.  شاید برای مشتری شما اهمیت داشته باشد که شاهد توانایی‌های شما در یک مسیر معین و تعریف شده باشد تا بتواند ارزش کار و محصول شما را به درستی تشخیص دهد یا سپاسگزار کالا یا خدماتی باشد که ارائه می‌کنید. شاید اطلاع داشته باشید که وارد شدن در جزییات مربوط به یک موضوع پیش از آنکه زمان مناسبش فرا برسد به مثابه این است که باعث ایجاد سوالات زیادی بشوید که مخاطب را گیج و سردرگم نماید. تمامی این موارد چیزهایی هستند که فقط شمایی که نقش کارگردان را دارید از آن مطلعید و باید خودتان را برای آنها آماده کرده باشید.

4. بازیگران دیگر.
در عین حالی که شما در نقش کارگردان بازیگران یا شرکت‌کنندگانی با خطوط نمایشی مخصوص به خود را دارید، در این میان ممکن است تعدادی بازیگر دیگر هم وجود داشته باشند که اهداف، انگیزه‌ها و سوالات خودشان را در خلال پرزنت شما دنبال کنند. علاوه بر همه اینها ممکن است از ابزار‌های تردستی همچون ارتباط اینترنتی، اسلاید، اپلیکیشن‌، تبلت، لپ تاپ یا محصولاتی به عنوان نمونه بهره بگیرید.
چطور می‌توانید همزمان با اینکه پاسخگوی سوالات مشتری بوده و سعی در انتقال قدرتمند پیام‌تان به وی را دارید همه این عناصر را مدیریت کنید؟

آماده‌شدن برای مدیریت پرزنت گفتاری
1.مخاطب‌تان را بشناسید.
کارگردانان بزرگ پیش از شب افتتاحیه نمایش فیلمشان می‌دانند مخاطبشان چه چیزی می‌خواهد و به چه چیزی نیاز دارد.  برقراری کی تماس اکتشافی با مشتری پیش از اجرای پرزنت ایده خوبی است اما حتی در نبود چنین چیزی هم نمی توانید ناآمادگی خودتان را در حال اجرای پرزنت توجیه نمایید. صرفاً با جستجوی سایت‌های اینترنتی یا شبکه‌های اجتماعی می‌تواند اطلاعات زیادی درباره علایق، اهداف، و چالش‌های ذهنی مخاطب شما در اختیارتان قرار دهد.

2. پیش بینی موضوعات اصلی.
موضوعات فرعی و سوالات. به محض این‌که توانستید اطلاعاتی راجع به مشتری‌تان به دست آورید می‌توانید شروع کنید به پیش‌بینی موضوعاتی که ممکن است در خلال جلسه در باره آنها صحبت بشود؛ موضوعاتی که حدس می‌زنید مورد علاقه مشتری شماست. اطلاعاتی که راجع به مشتری پیدا کرده‌اید را در کنار تجربه خودتان از مشتری‌های مشابه در جلسات پیشین بگذارید و از این راه یک چارچوب ذهنی برای خودتان درست کنید درباره این‌که گفتگو ممکن است به چه سمت و سویی کشیده شود.
3. ساخت نقشه راه ذهنی.
در یک گفتگوی غیر خطی بهتر است که یک نقشه راه ذهنی درختی ترسیم کنید.  در واقع این نقشه راه ذهنی به نوعی نمودار بصری برایتان تبدیل خواهد شد که موضوعات اصلی و فرعی و سوالات احتمالی را برایتان آشکار کرده و به کشف رابطه بین آنها کمک خواهد کرد. مثلاً‌خواهید دانست که اگر A را به آنها نشان دهید، از شما خواهند خواست که B یا X را به آنها نشان دهید. و اگر B یا X را ببینند ممکن است این سوالات را بپرسند.

4. مطالب خودتان را آماده کنید.
به محض اینکه موضوعات اصلی و فرعی و سوالات را پیش‌بینی کردید، به نحوی عمل کنید که به سرعت و سهولت کافی بتوانید به محتوای مورد نظر دست پیدا کنید. به دنبال سایت‌ها و اسلاید‌هایی بگردید که می‌دانید در طول پرزنت مورد نیاز‌تان قرار خواهد گرفت و آنها را باز کرده و در پس زمینه جلسه بر روی رایانه یا لپ‌تاپ‌تان نگه دارید تا از جستجوی مجدد و اتلاف وقت جلسه جلوگیری کرده و از پرت شدن حواس مشتری پیش‌گیری کنید.
مثل یک کارگردان فکر کرده و برخی از دستورالعمل‌هایی که به مدیریت جلسه پرزنت کلامی کمک می‌کنند را به کار بگیرید. اگر از قبل آمادگی خودتان را کسب کرده باشید، نگه داشتن تصویر کلی در ذهن و به طور همزمان، توجه به جزییاتی که شما را به آن تصویر کلی رهنمون خواهند ساخت آسان و عملی خواهد شد.

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.