مقاله

15 عادت افراد سازنده و مولد - بخش دوم

عکس: بادران

نوشته: اسکات توسلی

  عادت 4: از ابزارها برای جلوگیری از عوامل داخلی حواس‌پرتی استفاده می‌کنند.
مسلماً‌ برنامه ریزی برای کارهای روزانه امر آسانی است اما عوامل حواس‌پرتی همیشه حی و حاضرند. این عوامل به دو شکل ظاهر می‌شوند:
1.    حواس‌پرتی ناشی از خود
2.    حواس‌پرتی ناشی از افراد دیگر
اغلب بزرگترین عوامل حواس‌پرتی از درون خودمان می‌آیند. اول چیزی به ذهن‌مان می‌رسد، سپس در گوگل به دنبال آن می‌گردیم. بعد حساب کاربری فیس‌بوک، توییتر، یا دیگر سایت‌ها را چک می‌کنیم. یا شروع می‌کنیم به گشت و گذار در دیگر برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های اعتیاد‌آور گوشی‌های هوشمند.

چطور می‌شود عوامل داخلی حواس‌پرتی را حذف کرد:
1.    یکی از نرم افزار‌های مسدود کننده وب‌سایت‌ها را دانلود کنید، مثل StayFocusd، تا زمان صرف شده در وب سایت‌های خاص را محدود کنید. (مثل  فیس‌بوک)
2.    وقتی دارید روی مهم ترین وظایف کار می‌کنید ارتباط Wi-Fi را خاموش کنید
3.    برنامه‌های منحرف کننده‌ی ذهن را به آخرین صفحه خود گوشی تبعید و آن‌ها را مخفی کنید
4.    خودتان را با یک لپ‌تاپ کاملاً شارژ شده قرنطینه کنید، سپس با عمر باتری لپ‌تاپ مسابقه بگذارید و سعی کنید قبل از اتمام آن، تمام وظیفه‌های اصلی‌تان را به انجام رسانده باشید (این حالت معروف است به دوی سرعت با باتری رو به اتمام)
تمام این چهار نکته به شدت باعث حذف و از بین رفتن عوامل حواس‌پرتی شما می‌گردند. اما در مورد عوامل حواس‌پرتی با منشاء دیگران چکار می‌شود کرد؟
مرحله عمل: خودتان را از دست عولمل حواس‌پرتی‌های خودتان نجات دهید
به وسیله این مراحل، از دست عوامل حواس پرتی داخلی دور بمانید:
مرحله 1: نرم‌افزار StayFocusd را برای جلوگیری از دفع الوقت در فیس‌بوک، توییتر و غیره دانلود کنید.
گام 2: برنامه‌های منحرف کننده ذهن‌تان را در آخرین صفحه گوشی دفن کنید
مرحله 3: Wi-Fi خود را خاموش کردن کنید تا از هرگونه عوامل «گریز زدن به سیاه چاله‌های ذهنی» به دور باشید



عادت 5: برای مواردی که در طول روز موجب پرت شدن حواسشان می‌شود یک لیست وظایف جداگانه تهیه می‌کنند.
افراد فوق‌العاده سازنده چطور می‌توانند میان این همه ایمیل‌هایی که جواب می‌دهند، تلفن‌هایی که می‌زنند، پیام‌هایی که روی چت روم می‌دهند، پیام‌های متنی که روی گوشی موبایل رد و بدل می‌کنند و درخواست‌های مختلفی که دیگران از ایشان دارند، باز هم ذهنشان را متمرکز نگه ‌دارند؟
پاسخ این سوال این است: برای مسایلی که می‌توانند موجب حواس پرتی‌شان بشود یک فهرست وظایف جداگانه تهیه می‌کنند.
برای مثال اگر یکی از همکاران از ایشان بخواهد اسلاید‌های پرزنت فروشش را بازنگری کند، با عباراتی نظیر مورد پایین پاسخ می‌دهد:
سوال:
می‌شود نگاهی به این‌ها بیندازید؟
سلام (فلانی).
مشکلی نیست، با کمال میل.
فقط الان خیلی سرم شلوغ است، به بنده اجازه می‌دهید چند ساعت بعد با شما تماس بگیرم؟

در نه مورد از 10 موردی که چنین پاسخی به کسی بدهید با این واکنش مواجه خواهید شد که، «حتما، خیلی هم خوب است!»
 سپس این درخواست وارد یک فهرست وظایف جداگانه می‌شود؛ لیستی که زمانی موارد آن تکمیل می‌گردد که اهم موارد فهرست وظایف اصلی همگی تیک خورده و به سرانجام رسیده‌ باشند:
دوایت آیزنهاور نقل قول زیبایی در این مورد دارد:
آنچه مهم است لزوماً همیشه فوری نیست. و آنچه ضروری است لزوماً همیشه مهم نیست.
افراد به شدت سازنده اجازه نمی‌دهند حواس پرتی‌های روزانه آن‌ها را از دستیابی به اهداف بلند‌مدت‌شان باز بدارد.
یکی از روش‌های مفید برای تشخیص این حواس‌پرتی‌ها ماتریس آیزنهاور است که به وسیله‌ی آن می‌توان کار‌های مهم را از کار‌های ضروری تمییز داد. در زیر چند نمونه از آن کار‌ها برای‌تان آورده‌ایم:
برای تعیین ماتریس آیزنهاور‌تان ابتدا بگویید کدام یک از کار‌هایتان برای‌تان مهم هستند؟ کدام یک مهم نیستند؟ چه کارهایی مکرراً باعث حواس‌پرتی‌تان می‌شود؟ آنها را بنویسید:
1.    وظایفی که بیشترین تاثیر را روی زندگی حرفه‌ای من دارند ______________.
2.    وظایفی که اغلب انجامشان می‌دهم، اما در واقع منفعت بلند مدتی برای رشد حرفه‌ای من ندارند _________.
3.    شايعترين وظایفی که به طور روزانه باعث حواس‌پرتی من می‌شوند _____________.
و در نهایت ببینید چطور می‌توانید وظایفی که دارای بیشترین تاثیر روی زندگی شما هستند را برون سپاری کرده یا آن‌ها را تفویض اختیار کنید.

عادت 6: آنها برای بهینه سازی صندوق پستی‌شان از نرم‌افزار‌های بهینه‌سازی ایمیل / سیستم استفاده می‌کنند.
ایمیل‌ها بسیار پر دردسر هستند.
این ابزار ارتباطی را تنها می‌توان با داستان اساطیری یونانی سیزیف مقایسه کرد [سیزیف یا سیسیفوس، اسطوره‌ی یونانی و شاه آزمندی بود که محکوم شد تا ابد سنگی را به بالای تپه بلغزاند و وقتی به قله می‌رسید سنگ دوباره به پایین می‌غلتید. کنایه از انجام کاری مشقت بار و بی حاصل. -مترجم]. هر کاری هم برای صفر کردن تعداد ایمیل‌های خوانده نشده در صندوق پستی ایمیل‌تان انجام دهید، بالاخره ایمیل تازه‌ای پیدا می‌شود که از راه می‌رسد و شما را به مطالعه یا بررسیش وسوسه می‌کند. درست مثل این است که همیشه در حال هل دادن تخته سنگی به بالای تپه هستیم.
ایمیل بچینگ، یا رویکردی سیستماتیک برای چک کردن تعداد زیادی ایمیل به یکباره در طول روز به شما کمک می‌کند تا صندوق پستی‌تان را تحت کنترل داشته باشید. اما این کار را تنها زمانی انجام دهید که واقعاً بررسی صندوق‌های پستی شما را دیوانه کرده و روزانه صدها ایمیل دریافت می‌کنید.

SaneBox توسط افراد موفق زیادی که دارای مشاغل مختلفی بوده اند مورد استفاده قرار گرفته است. هیتن شاه (مدیر عامل شرکت KissMetrics)، تونی رابینز (شخصیت رسانه‌ای) و امی هوبارد (مدیر رسانه‌ای مجموعه فیلم‌های «هابیت») از جمله این افراد هستند.
HubSpot Sales نرم‌افزار مفید دیگری است که برای مدیریت و بهره‌وری ایمیل‌ها به کار می‌رود. با کمک این نرم‌افزار می‌توانید متوجه شوید چه زمانی فردی ایمیل مهمی را گشوده و دیده است، به شما امکان می‌دهد خواندن ایمیل‌ها را برای بعدتر برنامه ریزی کنید و به وسیله آن می‌توانید در همان صفحه‌ی صندوق پستی، پروفایل افراد تماس‌گیرنده را باز کرده و مشاهده کنید.

Unroll.me ابزار فوق العاده دیگری است. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد در یک لحظه اشتراک خودتان را از چندین مجله خبری ایمیلی به یکباره لغو اشتراک کنید.

در نهایت، یادگیری نحوه استفاده از کلید‌های میانبر ایمیل می‌تواند تا 60 ساعت در سال در وقت شما صرفه جویی کند. بیشتر خدمات دهنده‌های ایمیلی همچون جی‌میل، اوت لوک و اپل میل دارای کلید‌های میانبر مختلف هستند.

مرحله عمل: یک نرم‌افزار بهره‌وری ایمیل دانلود کنید
ابزار‌های بهره‌وری ایمیلی همچون موارد زیر را امتحان کنید:
SaneBox برای فیلتر کردن ایمیل‌های بی اهمیت.
Sidekick برای مشاهده زمانی که فردی ایمیل شما را باز کرده و می‌خواند (به همراه برنامه ریزی ایمیل‌ها و مشاهده پروفایل تماس‌گیرنده).
Unroll.me برای لغو اشتراک یکباره خبرنامه‌ها.
این سه ابزار «سه ابزار بزرگ» بهره‌وری ایمیل‌ها است که مدیریت صندوق پستی را بسیار ساده‌تر می‌کند.سفت و سخت تر به مهلت‌ها پایبند بوده و نسبت به کار‌هایی که از عهده انجامش بر می‌آیید واقع بین‌تر باشید.

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.