مقاله

چگونگی اصلاح یک روز بی فایده و ناکارآمد در 6 گام

عکس: بادران

نوشته: آماندا زانتال وینر

  کلیک کلیک کلیک
تیک تاک. تیک تاک. تیک تاک.
این صدای روزی است بیهوده و ناکارآمد که دارد به کندی می‌گذرد. این صدا می‌تواند صدای هر روزی باشد؛ از شنبه گرفته تا چهارشنبه، روزی که قرار است به کل تلف شود. علیرغم نیت و اراده درونی مثبتی که دارید، در چنین روز‌هایی نمی‌توان قدم از قدم بردارید، یا حتی نمی‌توانید انگشت‌تان را تکان دهید، چه برسد به این که کاری انجام بدهید.
این اتفاق برای همه‌ی ما می‌افتد. کاملاً جدی.
اما اگر چنین اتفاقی به طور غیر منتظره برای فرد حرفه‌ای مثل ما یا هر فرد ساعی و کوشای دیگری افتاد، برای رفع آن چه کار می‌توانیم بکنیم؟ پیشنهاد ما شش گامی است که در ادامه خواهد آمد.
چگونگی اصلاح یک روز بی فایده و ناکارآمد در 6 گام
1.    یادتان باشد که اگر همه‌ی کارها و وظایفی که باید انجام می دادید را تکمیل نمودید چه چیزی به دست خواهید آورد.
2.    لحظاتی به خودتان استراحت بدهید.
3.    فکرتان را معطوف به چیزی کنید که کاملاً‌خارج از فهرست کار‌ها و وظایف در دست انجام‌تان است.
4.    از زدن کلید «حذف» خودداری کنید.
5.    برنامه‌ای بریزید.
6.    از کاری که بیش از بقیه از آن وحشت دارید را اول از بقیه انجام دهید، حتی اگر به قیمت این تمام شود که در تمام امروز همین یک کار را به اتمام برسانید.


1) یادتان باشد که اگر همه‌ی کارها و وظایفی که باید انجام می دادید را تکمیل نمودید چه چیزی به دست خواهید آورد.
زمان حقیقت‌گویی فرا رسیده است: گاهی اوقات به خودم رشوه می‌دهم.
می‌دانم احمقانه به نظر می‌رسد، اما واقعیت دارد. اگر کاری باشد که دلم نخواهد انجامش بدهم و دایم آن را به بعد موکول بکنم و در عوض کاری باشد که برای انجام آن لحظه شماری کنم، وظیفه دوم را به عنوان رشوه برای انجام وظیفه اول به خودم می دهم.
نمونه: در تابستان سال گذشته باید مطلبی بسیار طولانی را به رشته ی تحریر در می‌آوردم، و همین طور که ساعت‌ها داشتند یکی پس از دیگری می‌آمدند و می‌رفتند، دست و لم به کار نمی‌رفت و نمی‌توانستم خودم را راضی به شروع کردن کار کنم. در همان زمان، قرار بود من و بهترین دوستم در عرض یکی دو هفته آینده به لاس وگاس سفر کنیم و داشتم برای برنامه‌ریزی و انجام این سفر لحظه شماری می‌کردم.
با خودم فکر کردم، «خیلی خوب، خودش است». «امروز تا شب می‌نوشینی و پیش‌نویس مقاله‌ات را آماده می‌کنی، و تنها در آن صورت می‌توانی شب را به برنامه‌ریزی سفر به وگاس اختصاص بدهی.»
حتی لازم نیست رشوه شما چیز خیلی بزرگی مثل برنامه‌ریزی یک تعطیلات طولانی باشد. همکار من در شرکت HubSpot که نیتی شاه نام دارد، یک بار به من گفت که بابت انجام دادن کار‌هایی که برایش سخت است به خودش شیرینی و موزارلا رشوه می‌دهد.
نکته همین‌جا است، این‌که برای پیشرفت اشکالی ندارد اگر برای خودتان جایزه‌ای در نظر بگیرید. فقط مطمئن شوید که پاداشی که به خودتان می‌دهد برابر با حجم کاری باشد که قرار است انجام دهید. مثلاً بابت ارسال یک ایمیل خودتان را به یک هفته تعطیلات در جزایر هاوایی دعوت نکنید.

2) لحظاتی را استراحت کنید.
این یکی از ترفند‌ها قدیمی اما همچنان کارآمد است. بر اساس اطلاعاتی که موسسه DeskTime جمع آوری کرده، 10 درصد بالای کارمندانی که بالاترین کارا«دی را دارند به ازای هر 52 دقیقه کاری که انجام می‌دهند، یک استراحت 17 دقیقه‌ای برای خود در نظر می‌گیرند. و این افراد معمولاً در طول این دوره‌های پریودیک سینوسی از روش هایپر فوکوس استفاده می‌کنند: در طول ساعت‌های استراحت هیچ کاری انجام نمی‌دهند (حتی ارسال و دریافت ایمیل)، و در ساعت‌های کار هم اجازه پرت شدن حواسشان به هیچ موضوع خارج از کاری را نمی‌دهند.
من اغلب این کار را به تمرین بوکس تشبیه می‌کنم. زمانی که بوکس کار می‌کردم، مربی داشتم که در بازه‌های زمانی سه دقیقه‌ای مجبورم می‌کرد مدام و بدون لحظه‌ای توقف مشت بزنم، سپس بین هر دوره پرتاب مشت، یک دقیقه استراحت مطلق می‌داد. اگر تا به حال چنین کارهایی نکرده‌اید، باید به اطلاعتان برسانم سه دقیقه بدون توقف مشت زدن یعنی شکستن شاخ غول و کار خیلی سختی است و به تمرین زیادی نیاز دارد و در نتیجه یک دقیقه استراحت بینابینی، مخصوصاً برای بازگشت ریتم ضربان قلب به حالت طبیعی و استراحت ماهیچه‌ها لازم و ضروری است.
بر اساس تجربه من، ذهن هم به همین شکل کار می‌کند. یک ساعت صرف شده بر روی یک کار یا پروژه‌ای که نیازمند تفکر عمیق، خلاقیت یا محاسبه و بالا و پایین کردن اعداد است برای من کاملاً مشابه و معادل سه دقیقه ورزش بوکس با شدت بالا است. بعد از این حرکت‌ها حتماً به مقداری استراحت نیاز دارید. بنابراین دفعه بعدی که احساس کردید مغزتان نمی‌تواند هوک چپ را درست به سوی هدف پرتاب کند [اصطلاحات مربوط به ورزش مشت‌زنی است - مترجم]، یک دقیقه دست از کار بکشید و بگذارید چند دقیقه‌ای «ضربان قلب فکر»‌تان به حالت عادی بازگردد.

3) کاری کاملاً نامرتبط با وظایف درج شده در فهرست کار‌های انجام شدنی خودتان انجام دهید.
وقتی قرار بود به مناسبت روز شکرگزاری به دیدن پدر و مادرم بروم، که دقیقاً همزمان بود با زمانی که باید این مقاله را برای مجله آماده می‌کردم، مادرم از من سوال کرد می‌توانم به او کمک کنم مشکلی که روی لپ‌تاپش دارد را حل کنیم یا خیر.
این دیگر قوز بالای قوز بود با این حال با خودم فکر کردم یک جوری باید همه این کارها را در این وقت محدود انجام دهم. کل این مدت یک هفته بود که خیلی برای انجام همه برای کار‌ها کوتاه به نظر می‌رسید. یک روز هم مرخصی گرفتم. فهرست عریض و طویلی داشتم که باید همه را انجام می‌دادم و همین جوری هم در انجام خیلی از آیتم‌های فهرست دیرم شده بود. با این حال، کسی که از من درخواست کمک کرده بود مادم بود و هر طور شده باید به یارش می‌رفتم.
همین که توانستیم با کمک همدیگر مشکل را حل کنیم گویی نیروی تازه‌ای در رگ‌های من جریان پیدا کرد که علت و ریشه‌اش را نمی‌توانستم درک کنم. این بار انگیزه جدید و جالبی برای پایان دادن به کار‌هایم داشتم و می‌توانستم همه‌ی کارها را به سرعت تمام کنم. مطمئناً، به نحوی در میانه‌ی کارهایم به خودم «استراحت» داده بودم، در عین حال، می‌بایست ذهنم را درگیر کار دیگری هم می‌کردم. ذهنم هنوز درگیر کار بود، اما برای چیزی کاملاً نامرتبط با وظایف معمولی که می‌باید انجام می‌دادم.
اگر احساس می‌کنید گیر افتاده‌اید، مغزتان را برای یک کار دیگر به کار بگیرید. شاید یکی از همکاران‌تان باشد که نیازمند کمک شما در زمینه‌ای کاملاً متفاوت از کار خودتان باشد، یا شاید لازم باشد روی بستر آنلاین یک پازل حل کنید. این‌که بتوانید ذهن‌تان را فعال نگاه دارید و در عین حال فکر‌تان را از پرداختن به کارهایی که در فهرست وظایف‌تان نوشته‌اید منع کرده و به لایروبی فکر و ذهن‌تان بپردازید می‌تواند به پر شدن مجدد باتری‌های ذهن و کامل شدن میزان انرژی آن کمک کرده و ذهن را آماده فعالیت شدید دوباره و پی گرفتن کار‌ها از جایی خواهد نمود که آن‌ها را رها کرده بودید.

4) کلید «delete» (پاک کردن) را نادیده بگیرید.
قفل ذهنی نویسنده‌ها، درست است؟
اگر در حال کار در صنعت بازاریابی باشید، این احتمال وجود دارد که گاهی شغلتان چنین ایجاب کند که بخواهید چند خطی مطلب برای جایی بنویسید. و البته ما نویسنده‌ها خوب می‌فهمیم که این‌کار چقدر کار سختی است، حتی اگر هر روز بخواهید این کار را انجام دهید. و بیشتر اوقات، سخن‌ترین قسمت کار جایی است که می‌خواهید واژه‌ها را روی کاغذ بیاورید؛ می‌خواهد ساختن جمله در ذهن باشد یا درست کردن صرف و نحو جمله برای اطمینان از صحت دستور زبانی آن.
صبر کنید. قسمت دوم را متوجه شدید؟ همان که درباره صحت دستور زبانی جمله بود؟ فراموشش کنید.
در مورد اغلب ما آدم‌ها کمال گرایی بیش از اندازه باعث می‌شود خودمان با دست خودمان بر سر راه بهره وری و کارآمدی‌مان دام بگسترانیم. اول می‌نویسیم، درنگ می‌کنیم، پاک می‌کنیم، دوباره می‌نویسیم، و این چرخه مدام تکرار می‌شود، و وقتی به خودمان می‌آییم که می‌بینیم 45 دقیقه گذشته ولی حتی یک جمله هم نتوانسته‌ایم به رشته تحریر درآوریم.
آجا فراست، ویراستار مقالات بخش فروش سایت HubSpot چنین توصیه می‌کند، «عقیده من این است که حتی در پیش‌نویس خودتان هم کلید delete را فراموش کنید،».
من هم همین نکته را به شما متذکر می‌شوم: باک کردن به هیچ وجه دوست شمت نیست. فقط جمله‌ای بسازید (هر جمله‌ای که با عنوان مطلبی که می‌خواهید بنویسید مرتبط باشد) و شروع کنید به نوشتن و همین طور ادامه دهید.

5) برنامه ریزی کنید.
یادتان می‌آید در مورد رشوه دادن به خودتان چه چیزی گفتم؟ خوب گاهی اوقات مجبور می‌شوید خودتان رشوه‌ای که قرار است به خودتان بدهید را اختراع و ابداع کنید تا به خودتان انگیزه بدهید.
این هم یک داستان دیگر درباره نوشتن که خودم شخصاً در آن گرفتار شدم. (باور کنید من آدم تنبل و کاهلی نیستم؛ قسم می‌خورم.) یک روز ساعت 4:00 بعد از ظهر با خودم فکر کردم، «حتماً و حتماً باید قبل از این‌که از دفتر بروم این کار را تمام کرده باشم.» در نتیجه به یکی از دوستانم زنگ زدم و پرسیدم دوست دارد ساعت 6 عصر قراری با هم بگذاریم و قدری خوش بگذرانیم یا نه.
زدم به هدف. یک مهلت فوری.
مهم آن بود که این مهلت کوتاه را خودم برای خودم ایجاد کرده بودم (مهلتی که از روی برنامه‌ریزی و برای به سرانجام رساندن کارها تعیین می‌گردد). برنامه‌ریزی برای این‌که پس از اتمام کار بتوانم با دوستم ساعتی خوش بگذرانم. اگر من تایمر گوشی‌ام را برای دو ساعت دیگر تنظیم می‌کردم هرگز نمی‌توانست چنین تاثیری داشته باشد. اما به دلیل آن‌که مهلت تعیین شده همراه شده بود با یک احساس انگیزه بخش مبنی بر انجام یک کار تفریحی، واقعاً از ته دل دوست داشتم کارم را تمام کنم.
با این حال، کمی احتیاط بد نیست: هرگز، تکرار می‌کنم، هرگز با عجله کارتان را به اتمام نرسانید که بروید و در ادامه آن کاری بی ارزش انجام دهید فقط برای این‌که کار را تمام کرده باشید. به محض این‌که کار و وظیفه‌تان را انجام دادید، بگذارید یک شب خیس بخورد، بعد دوباره روز بعد بروید سراغش و از یک زاویه دید دیگر به آن نگاه کنید.

6) از هر چیز بیشتر وحشت دارید همان کار را اول از همه انجام دهید (حتی اگر تنها وظیفه‌ای باشد که باید در آن روز کاری به انجام برسانید).
همه‌ی ما فهرست وظایف بلند بالایی داریم که اتفاقاً یکی از آیتم‌های آن بدجوری خودش را به رخمان می‌کشد و دایم توی چشم‌مان است. مگر اینکه آنقدر از انجام دادن آن آیتم ترسناک ترس و واهمه داشته باشیم که ما را دچار «فلج شدگی بهره‌وری‌» کند و اگر آن آیتم را عقب بیندازیم، در نهایت منجر خواهد شد به این‌که دانه به دانه، تمام آیتم‌های فهرستمان را به بعد موکول بکنیم.
چطور؟ به نظرتان من تنها کسی هستم که به جای انجام دادن کاری که باید در طول روز به انجام برسانم، یک روز تمام را به دنبال آگهی‌های فروش خانه در روزنامه‌ها تلف می‌کنم؟
معمولاً این کار را زمانی می‌کنیم که قرار است یک کار توی چشم را انجام دهیم، چون مدام خودش را توی چشم‌مان فرو می‌کند؛ حالا مهم نیست یک خانه رویایی داخل روزنامه پیدا می‌کند یا در خیال‌تان صدها خانه زیبا و قشنگ می‌خرید و می‌فروشید. به هر حال آن وظیفه انجام نشده سر جایش باقی است و دایم خودش را نشان‌مان می‌دهد. اما وقتی همان یک کار، همان کار وحشتناک را به انجام رساندیم، در مقایسه با آن کار بقیه آیتم‌های موجود در فهرست وظایف‌تان بیشتر شوخی به نظر می‌رسد. تازه، به خاطر انجام آن کار بزرگ و وحشتناک آنقدر انرژی گرفته‌اید که فکر می‌کنید تازه اول صبح است و اگر صد تا کار دیگر هم داشته باشید، از پس همه آن‌ها با خوبی و خوشی بر می‌آیید.

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.