مقاله

اشتباهات متداول در برقراری ارتباطات فروش و نحوه جلوگیری از آنها-بخش دوم

عکس: بادران

   قالب بندی در کپی و چسباندن
چند بار خودتان ایمیل‌های دریافت کرده‌اید که هر یک از خطوط آن فرمتی متفاوت با دیگر خطوط داشته است؟
هی رفیق، تا به حال زحمت درست کردن فرمت ایمیل را به خودت داده‌ای یا نه؟ این کار بیشتر شبیه تنبل بازی بچه دبیرستانی‌هاست.
 حتی افرادی را می‌شناسم که در صورت دریافت چنین ایمل‌هایی تصور می‌کنند هدف ایمیل‌هایی قرار گرفته اند که به صورت فله‌ای برای همه افرادی که نشانی ایمیل ان‌ها هک شده ارسال می‌شوند و هرگز باور نمی‌کنند این ایمیل، یک ایمیل اختصاصی برای شخص آن‌هاست. به جای قالب بندی‌هایی شبیه به آن چه در بالا توضیح داده شد چند تا کار هست که باید انجام دهید.
انجام این کار می‌تواند مانند فشاری قدرتمند پشت سر آن‌ها عمل کند.
اگر قرار است مطالب و متون زیادی را از جایی کپی و در داخل ایمیل پیست کنید یادتان باشد گزینه حذف قالب‌بندی (remove formatting) را در Gmail فعال کنید.
پس از ان سعی کنید به یکی از آدرس‌های ایمیل خودتان ایمیلی از این طریق برستید تا مطمئن شوید خطوط مختلف متن با فرمت‌بندی متفاوت ارسال نمی‌شود. باور کنید انجام این کار ارزش 30 ثانیه زمانی که صرف آن می‌شود را دارد.
پس از این‌که مطمئن شدید در فرمت‌بندی متن گاف نخواهید داد، می‌توانید این فرمت را ذخیره کنید تا بعدها با استفاده از گزینه template به سرعت این قالب را بازیابی کنید. من شخصاً Snippet‌های نرم‌افزار Streak را دوست دارم چون هم مجانی است و هم کلید‌های میانبر پر کاربرد و کارآمدی دارد.

کالیبره نکردن ارتباط با پاسخ‌دهی
مدتی بود فروش اجتماعی سر و صدای زیادی میان مردم به پا کرده بود. این روز‌ها به حق مردم در حال برقراری ارتباط از طریق مدیوم‌های فراوانی از جمله ایمیل، اس ام اس، توییتر و لینکداین هستند.
یکی از اشتباهات معمول و رایج در ارتباطات فروش که به کرات شاهد آن هستم عدم کالیبره کردن مواردی است که افراد باید در آن و پس از گفتگوهای اولیه نسبت به دیگران پاسخگو باشند.
مثلاً فردی هست که هر وقت می‌خواهد با من گفتگو کند روی مسنجر فیس بوک برایم پیام ارسال می‌کند، و این در حالی است که من در استفاده از این پیام رسان ضعیف هستم. من تا به حال سه بار به او تذکر داده‌ام که من در استفاده از این پیام رسان دستم کند است و پاسخ پیام‌هایش را از طریق ایمیل برایش ارسال کرده‌ام ... اما او باز هم کار خودش را می‌کند و با پیام رسان برایم پیام می‌فرستد.
 وقتی شروع به برقراری ارتباط با فردی روی چندین رسانه مختلف کردید، باید به دقت سرعت پاسخ‌دهی او را روی هر یک از آن رسانه‌ها مورد بررسی و دقت قرار دهید و آن رسانه‌ای را برای ارتباطات بعدی انتخاب کنید که فرد مزبور در آن پاسخگویی بیشتری دارد.
با این حال، این اتفاق تنها در ارتباطات فروش خارجی نیست که رخ می‌دهد. چند روز پیش مدتی با یکی از مدیران فروش بودم و او به من می‌گفت اگر کسی از او انتظار دریافت جواب فوری داشته باشد فروشندگان او می‌دانند که به جای ایمیل باید از طریق پیام رسان Slack با او تماس بگیرند.
او می‌گفت: «متاسفانه باید بگویم روی Slack زودتر پاسخ می‌دهم تا رو ایمیل و این باعث تاسف است.»
اگر با کسی تماس گرفتید و در مدت زمان مقتضی پاسخی از او دریافت نکردید، یک رسانه دیگر را برای تماس با او امتحان کنید. سالها است وقتی کسی در مدت زمان مناسب پاسخ ایمیل‌های مرا نمی‌دهد، فوراً توییتی به او می‌زنم و به او اطلاع می‌دهم که از طریق ایمیل با من در تماس باشد [در ایران برخی از پیام‌ رسان‌ها عمومیت بیشتری نسبت به ایمیل، توییتر، فیس بوک یا دیگر رسانه‌ها دارند - م.].  
ما در شرکت خودمان داریم دنبال راهکار می‌گردیم که بشود رد پای افراد را ذخیره کرده و فهمید آخرین باری که با فردی از طریق ایمیل تماس داشته‌اید کی بوده است.
 
 
درخواست معرفی یا چاپ آگهی
هر زمان که می‌خواستید با فردی که نمی‌شناسید ارتباط برقرار کنید یک معرفی گرم و صمیمی همواره بهترین راه حل برای رسیدن به موفقیت است.
بهترین راه برای ارسال یک ایمیل معرفی روشی است که کمترین میزان ایجاد حساسیت برای فردی را داشته باشد که می‌خواهید خودتان را به وی معرفی کنید.
بر اساس تجربیات من، ارسال یک درخواست معرفی با قابلیت ارسال به فرد ثالث (forwardable) ساده‌ترین راه برای انجام این کار است. تنها کاری که فرد گیرنده ایمیل باید انجام دهد این است که دکمه forward را فشرده و تنها یک یا دو جمله به ایمیل شما اضافه کند، والسلام.
 با این حال بسیاری از مردم به جای ارسال یک ایمیل تر و تازه و درخواست معرفی فرد که بشود آن را براحتی به دیگران ارجاع داد، شرح مفصلی از چیزی که می‌خواهند را برای طرف می‌نویسند و می‌فرستند.
چنین ایمیل ممکن است حاوی جزییاتی غیر ضروری باشد و به علاوه ارسال پاسخ برای کسی که از او کلی جزییات و اطلاعات فردی خواسته‌اید سخت‌تر و خسته کننده‌تر است از یک فرم حاضر و آماده که می شود آن را راحت پر کرد.
فرستنده باید یک ایمیل جدید تهیه کند، بخش موضوع آن را پر کند، موارد خواسته شده در تک به تک بیاورد ... می‌بینید چقدر برایش کار خواهد تراشید؟ به عنوان یک قاعده کلی، هر چه انجام کاری که از کسی خواسته‌اید آسان‌تر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که طرف آن کار را برایتان انجام دهد.
می‌توان گفت نحوه درخواست ایده‌آلی برای درخواست معرفی وجود دارد.
با کمی دقت بیشتر و توجه به جزئیات، براحتی می‌توان از تمام اشتباهات معمول در ارتباطات فروشی که در بالا ذکر شد پیشگیری کرد. ممکن است این مواردی که گفته شد خیلی کوچک به نظر برسند، اما فردی که می‌خواهد بهترین بهترین‌ها باشد، باید تمام جزئیات را هم رعایت کرده و به بهترین نحو آن‌ها را انجام دهد. بزرگ شدن تنها از این راه امکان پذیر است.

0 اظهار نظر

لطفاً برای ارسال نظر وارد شوید.